Как правильно написать докладную записку на сотрудника

Образцы докладных записок

Образцы отличаются в зависимости от того, к какому типу относится записка, с какой целью она составлена, и какая информация в ней содержится.

Самые частые образцы приведены далее.

О невыполнении служебных обязанностей работника

Цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

Докладная должна состоять из двух частей:

  • Основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
  • Рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

Также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

  • ФИО и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
  • ФИО и должность составителя записки.
  • Подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

Информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

  • Полное наименование получателя, должность и ФИО руководителя.
  • Название и номер записки.
  • Дата составления.
  • Тип записки. В данном случае это будет докладная записка “О невыполнении должностных обязанностей”.
  • Основное содержание.
  • Рекомендации.
  • Должность, ФИО, подпись составителя.

О нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

Эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. При ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

Прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

  • Отъезда в рабочую командировку.
  • Взятия отгула.
  • Выполнения профсоюзной или общественной работы.
  • Наличия дополнительных выходных дней.
  • Нахождения сотрудника в отпуске.
  • Выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
  • Согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

В этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

После получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

  • Выговор.
  • Замечание.
  • Увольнение по статье.

Но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

О некорректном поведении сотрудника

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

  • Оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
  • Грубое и навязчивое поведение.
  • Использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
  • Грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

Порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. Основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“Довожу до Вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, Иванов Сергей Сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова С.С. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

Оператор по логистике Л.Д. Тихонов”

Об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие – не то же самое, что прогул. Человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

Документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. Информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

Ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

О появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

В образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. Это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. Также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

При наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. Непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям

Особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности

Особенности докладной записки

Данная разновидность информирования имеет существенное отличие от остальных видов корпоративной документации. Оно заключается в том, что адресатом докладной являются исключительно вышестоящие должностные лица, предположим, руководитель отдела либо всей компании. Эти уполномоченные лица обладают соответствующей властью для принятия реальных решений.

Сведения, которые содержатся в данной бумаге, призваны побудить получателя документа к выполнению каких-либо действий. Какие действия должны последовать, зависит исключительно от содержания бумаги.

Однако, стоит уточнить, что докладная записка может быть адресована не только руководству некоторой организации. Ее получателями могут выступать уполномоченные лица контролирующих органов и инстанций (далее мы рассмотрим этот момент немного подробнее).

Зачем нужна докладная и кто ее составляет

Основной целью ДЗ является своевременное информирование вышестоящего руководства либо уполномоченного представителя иного структурного подразделения компании о событиях, которые могут влиять на эффективность и стабильность HR-менеджмента организации. Но информирование руководства не является единственной задачей ДЗ. Документ можно назвать мотиватором руководства на принятие конкретного решения по изложенной в бумаге ситуации.


Докладная может быть составлена как по инициативе работника, так и по требованию руководителя

ДЗ должна содержать обстоятельное изложение некоего происшествия, а также выводы с перечислением вероятных способов урегулирования вопроса. Руководитель, получивший ДЗ, обязан внимательно ознакомиться с документом и подтвердить этот факт собственноручной резолюцией.

В дальнейшем именно резолюция становится основанием для принятия соответствующих мер (материальное наказание/поощрение сотрудника и пр.). По вышеперечисленным причинам докладную записку называют инструментом, обеспечивающим обратную связь сотрудников организации и ее руководства.

К другим целям, которые преследует составление ДЗ, можно отнести следующие:

  1. Повышение эффективности личной производительности. К примеру, если сотрудник видит явные помехи для эффективного выполнения им служебных обязанностей, он вправе предложить способы решения проблемы.
  2. Исправление ситуации. Для примера можно привести такую ситуацию: сотрудник знает о каких-либо фактах, не касающихся его напрямую, при этом он считает, что это мешает стабильности и эффективности производственного процесса. В этом случае он может написать ДЗ начальству, для оперативного разрешения ситуации.
  3. Снятие с себя ответственности. Предположим, сотрудник довел некоторую информацию до вышестоящего руководства, которое после этого по каким-либо причинам бездействует. В данном случае с сотрудника, написавшего ДЗ, будет снята всякая ответственность за исправление ситуации, т.е. претензий к нему не будет.
  4. Защита при ущемлении прав. В данном случае ДЗ будет выступать шагом к мирному урегулированию конфликта и благоприятному решению проблемы.

Отличие от служебки

Рассмотрим, чем отличаются служебная записка и докладная записка.

Главной целью ДЗ, как было сказано выше, является доведение информации до вышестоящего руководства, в то время как «служебка» выступает способом передачи сведений между сотрудниками, имеющими равный статус. Помимо этого, у служебной записки отсутствует код в классификаторе ОКУД.

Бумага составляется по инициативе сотрудника. Особых правил для составления СЗ не предусмотрено. СЗ может быть составлена по различным вопросам и должна способствовать ускорению процесса их разрешения.

Образец служебной записки смотрите на фото ниже:


Образец служебной записки

Отличие от объяснительной

Получателем объяснительной записки тоже является вышестоящее руководство, но в отличие от ДЗ данная бумага преследует иные, кардинально отличающиеся, цели. Назначение документа вытекает из его названия: объяснение той или иной сложившейся ситуации. На основании объяснительной записки руководством принимается решение о виновности/невиновности ее составителя.

Это значит, что ОЗ, по аналогии с рассматриваемым в статье документом, выступает мотиватором к принятию вышестоящим руководством того или иного решения. Однако, это решение относится исключительно к дисциплинарным нарушениям. Также как ДЗ, объяснительная записка имеет собственный код в классификаторе ОКУД. Объяснительная пишется только по требованию руководства.


Образец объяснительной записки

Подача и решение по документу

При подаче докладной записки необходимо соблюдать следующий порядок:

  1. Нарушение или невыполнение служебных обязанностей фиксируется документально с помощью видео-, аудиозаписи, показаний сотрудников.
  2. Составляется записка с указанием прилагаемых материалов по п.1.
  3. Регистрируется документ.
  4. Передается руководителю.

Затем руководитель, получивший докладную записку, должен:

  1. По возможности проверить изложенные факты и доказательства, дать им оценку в соответствии с законодательством и данными ему полномочиями.
  2. Распорядиться о предоставлении провинившимся работником объяснительной записки с разъяснением причины и последствий его действий (бездействия) в соответствии со ст. 193 ТК РФ.
  3. При отказе от предоставления объяснительной поручить составить акт, подписанный свидетелями.
  4. Взвесив все обстоятельства, принять решение о дисциплинарном взыскании и изложить его в форме резолюции на листе с докладной либо в электронном виде в соответствующем поле для резолюций.

Таким образом будут соблюдены все законодательно установленные правила для недопущения спорных ситуаций. Резолюция является основанием для применения к работнику соответствующих мер, то есть увольнения, объявления выговора или замечания.

Скачать бланк докладной записки о невыполнении должностных обязанностейСкачать образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностейМы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:
8 (800) 350-14-90

Меры должны быть приняты в течение шести месяцев после обнаружения и фиксации. По истечении полугода применение дисциплинарного взыскания невозможно.

Докладная записка – действенный инструмент регулирования производственных отношений. Вовремя написанная докладная записка позволит своевременно отреагировать на опасную ситуацию и не допустить непоправимых последствий.

Для решения вашего вопроса – обратитесь за помощью к юристу. Мы подберем для вас специалиста. Звоните 8 (800) 350-14-90

Плохо

Полезно!

Как оформить (образец по ГОСТу)

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила составления документа работником

Текст такой записки должен содержать:

  1. Описание ситуации: что произошло, факты, в связи с которыми возникло обращение.
  2. Выявленные конкретные нарушения, ссылки на должностные инструкции, технологические карты, нормативные акты и законы.
  3. Выводы, возможные последствия, предложения по решению проблем. Просьба применить дисциплинарное воздействие.

Если такая докладная записка не поступила, то оснований для наложения взысканий на сотрудника не будет.

Форма докладной записки разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, образец приводится в инструкции по делопроизводству.

При этом необходимо соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению организационно-распорядительных документов.

Докладную пишут на обычном листе бумаги рукописным или печатным способом:

  1. Вверху справа указывают к кому обращаются: полное наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому).
  2. Отступив строку, пишут от кого в родительном падеже (от кого): своё Ф.И.О., должность, наименование структурного подразделения, телефон, адрес электронной почты.
  3. Слева указывают свой город, ниже слева – краткий смысл документа, начинающийся со слов «О….», «Об….». Эти поля обрабатываются в электронном документообороте.
  4. Затем по центру пишется наименование документа: «Докладная записка №__» с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
  5. Далее следует текст записки, перечисляются прилагаемые документы, файлы, другие материалы.
  6. Под текстом – должность, подпись, фамилия с инициалами и дата составления.
  7. Подписи свидетелей – по необходимости.

При необходимости направить внешнюю докладную записку вышестоящему руководству составляют исходящий документ на фирменном бланке организации, подписывать который имеет право узкий круг лиц. Поэтому внешняя докладная либо составляется от имени руководства обращающейся организации, либо отправляется сопроводительное письмо.

В обоих случаях приложением является копия первоначальной докладной записки с полным комплектом своих приложений. Исходящий документ всегда регистрируется.

Небрежно оформленный документ теряет юридическую значимость и может быть не принят к рассмотрению при возникновении спорных ситуаций.

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

  1. Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
  2. Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
  3. Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
  4. Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
  5. Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
  6. С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
  7. С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
  8. С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
  9. Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить здесь.

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

  • вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);
  • понижение сотрудника в должности;
  • запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
  • открыто судебное разбирательство.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

  • невыплата премии;
  • штраф;
  • выговор;
  • понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить здесь.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно тут.

Правила и рекомендации к оформлению

Внешняя докладная записка заполняется на общем бланке компании и подписывается руководителем. Ее направляют главе конкретного учреждения.

Внутренняя записка отправляется в вышестоящую организацию и оформляется не на бланке, а на листе размера А4.

И тот, и другой тип документа обеспечивают вертикальную связь. Но отличаются  они между собой не только получателем, но и правилами оформления.

Оформление внутренней докладной

Документ должен содержать следующие данные:

  • Название.
  • Полное наименование структурного подразделения.
  • Заголовок к тексту.
  • Сам текст записки, в котором должна содержаться исчерпывающая информация касательно той или иной инициативы, отчета о работе и т.д.
  • Дата составления.
  • Регистрационный номер.
  • ФИО, полное название должности и подпись составителя записки.
  • Информация об адресате.
  • Если есть приложение к записке, информация об этом должна быть в ней указана.

Текст докладной записки может быть разделен на 3 части:

  • Констатирующую, в которой максимально подробно описаны все детали вопроса.
  • Аналитическую, в которой приводятся возможные последствия.
  • Рекомендательную, в которой должны содержаться советы и рекомендации по данному вопросу.

Если документ будет неправильно составлен, его могут признать недействительным и, следовательно, не будут предприниматься действия на основании отмеченной в ней информации.

Особенности оформления внешней докладной

При ее составлении необходимо указать следующую информацию:

  • Полное наименование организации-получателя, ФИО руководителя, реквизиты компании.
  • ФИО и должность составителя докладной записки.
  • Дату и место написания.
  • Регистрационный номер.
  • Название документа.
  • Изложение информации.
  • Предложения по решению проблемы, если в них есть необходимость. Особенно это касается инициативных записок.
  • Если есть приложения к записке, в ней должна содержаться информация об их наличии и количестве.
  • Дата составления документа.
  • Подпись руководителя, ее расшифровка.

Как уже упоминалось, неправильно составленный документ будет недействительным. Более того, ее составитель может получить взыскание со стороны вышестоящего руководства. Вот несколько советов касательно того, как избежать ошибок в написании докладной:

  • Записка должна иметь четкую структуру.
  • При написании нужно следить за лексикой, не допускать разговорных слов, просторечий, а также оценочных суждений. Записка должна быть составлена в деловом стиле.
  • В записке не должно быть орфографических, синтаксических, пунктуационных, лексических и фактических ошибок.
  • Все представленные в документе предложения по решению проблемы должны носить рекомендательный характер.
  • В записке должна быть представлена исчерпывающая информация касательно того или иного вопроса, но излишняя детализация не нужна.
  • Также не стоит пытаться исказить информацию или скрыть какие-либо важные факты.

Как писать докладную на ученика

При нестандартном
поведении учеников по вполне понятным причинам учитель находится в
эмоциональном возбуждении. В таком состоянии ничего писать не нужно, следует
сначала успокоиться, а затем лаконично изложить суть проблемы на бумаге.

Учитель часто пытается
найти образец докладной,
но каждая проблема по-своему уникальна, формулировать ее нужно самостоятельно.
Ориентироваться можно только на форму изложения. Один из примеров представлен
ниже.

Как видно их образца, докладная от учителя на
ученика директору школы составляется в обычной форме:

  • справа пишется стандартная «шапка»;
  • по центру ниже пишется слово «Докладная»;
  • далее излагается суть событий;
  • внизу указывается дата и ставится
    подпись учителя.

Основной текст призван
доводить до сведения, ставить в известность, поэтому начинать написание
докладной следует с этих слов. Если имеются аудио-, видео-, письменное
подтверждения нарушений поведения, их нужно перечислить в документе и
приложить.

Зачастую докладная на ученика позволяет подействовать на проблемного ребенка, но эта мера не должна быть постоянной, иначе не будет восприниматься должным образом.

Учитель должен описать
меры, которые были приняты им до информирования руководства. Желательно
указать, что действия педагога соответствовали уставу школы, другим нормативным
документам. Это косвенно подтвердит юридическую компетентность преподавателя,
готовность защищать собственные права.

В конце текста обычно формулируют
просьбу, предложение о конкретных мерах по отношению к нарушителю. Это может
быть приглашение на индивидуальную беседу к директору, вызов на заседание всего
педагогического коллектива, информирование родителей о ситуации от имени
руководства школы, перевод ученика в другую группу.

Докладная записка на ученика за хамское поведение
должна аргументироваться особенно обстоятельно. Весьма вероятно, что у
родителей ученика другое понимание этических норм, отличающееся от общепринятых
и допустимых в школе. В документе придется конкретно описать слова и действия
учащегося, чтобы ни у кого не возникало сомнений в их неправомерности. Образец докладной на ученика о
плохом поведении приведен ниже.

Из примера видно, что учитель вынужден цитировать прямую речь юного хулигана, чтобы оскорбительность его слов и действий была очевидной.

Иногда у педагогов, персонала, родителей одноклассников проблемного подростка возникает желание составить докладную на ученика в полицию. Однако такой формы обращения в органы защиты правопорядка не существует. В полицию можно писать заявление. Делать это желательно сразу после инцидента, пока все еще точно помнят и могут подтвердить события.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Премирование или отказ от выдачи премии.
  3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Антисоциальное поведение работника.
  5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

  • порядковый номер записки;
  • должность и фамилия ведущего журнал работника;
  • тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.

К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.

К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Докладная записка и ее функции

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации — это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует

А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка

В документе следует правильно написать должность лица, уполномоченного на решение вопроса, изложенного в нем. Такие полномочия подтверждаются функциональными обязанностями руководителя.

При всем прочем следует принять во внимание, что данная бумага обладает юридической силой и поэтому лицо, написавшее ее, несет определенную ответственность. Основные функции документа:

Основные функции документа:

  • регулирование задачи производственного или административного характера;
  • предложение по решению возникшего вопроса;
  • информирование руководства о сложившихся обстоятельствах, в том числе изложение своего мнения по данному поводу;
  • доведение до руководства отчетной информации.

В докладной можно написать обо всем случившемся, что влияет на производственный процесс.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий