Вэдо. внешний электронный документооборот что это и как выбирать

«СБИС»

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

  • проверка контрагентов;
  • подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
  • поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
  • дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
  • ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
  • внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
  • управление бизнес-процессами;
  • CRM-система для отдела активных продаж.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год. За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию. Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия». Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД). Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

Как указывается дата подписания электронного документа?

Печатная форма электронного документа содержит штамп, в котором указывается дата его подписания. В этот момент оператор запрашивает информацию в удостоверяющем центре, действителен ли используемый сертификат ЭЦП. После проверки этих сведений в электронном документе проставляется информация о подписанте, а также дате и времени подписания документа.

Соответственно, пользователь при организации процесса передачи документов через оператора, может быть уверен в том, что они подписываются ЭЦП с действующим сертификатом. В этом случае контрагент не сможет сказать, что не подписывал документ, поскольку этот факт оператор фиксирует.

Внимание! Оператор не имеет информации о полномочиях подписанта. Эту информацию нужно запрашивать у контрагента

Доверенность лучше хранить у себя.

XML-файл счета-фактуры включает дату документа, указываемую продавцом при его формировании. Оператор эту дату не указывает. Например, если счет-фактура выставлен 20 октября, пользователь может указать, что сам документ от 10 сентября. Этот момент относится также и к первичным документам, т.е. указывается дата и самого документа, и момента совершения хозяйственной операции. Даты заполняются участниками сделки и могут не совпадать с датой подписания документа.

Важно! В реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной операции и составления документа. При этом дата подписания документа не указывается

Данный момент предусмотрен положениями Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Существуют еще такие важные моменты относительно дат:

  • дата подписания электронного документа фиксируется оператором, однако она зачастую не берется в расчет. Имеет смысл ориентироваться именно на дату хозяйственной операции;
  • дата отправки или получения счета-фактуры указывается в специальных технологических файлах — извещениях или подтверждениях. Они регламентированы Приказом Минфина от 10.11.2015 г. № 174н.

Остались вопросы или нужна помощь в организации электронного документооборота? Закажите консультацию наших специалистов!

Новый сервис – 1С:Кабинет сотрудника
Отражение расчетов с самозанятыми в 1С

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

  • цели и задачи «перехода в цифру»;
  • существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

  • маршрутам информации между работниками и подразделениями;
  • существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
  • процессам их создания, согласования и утверждения;
  • порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
  • механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
  • бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

  • при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
  • пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
  • внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
  • проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.

ВАЖНО!

По результатам переписывают процессы управления, разрабатывают правила электронного документооборота, меняют маршруты, порядок и очередность, доступы. Создайте, при необходимости, регламенты работы СЭД.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

  • веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
  • интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9

Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

  • ваш сайт;
  • уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
  • сайт оператора ЭДО;
  • обзвон;
  • «посадочные страницы».

Какие существуют формы и форматы электронных документов?

В законодательстве, согласно которому утвержден формат электронного документа, нет четкого требования, как он должен выглядеть на экране ПК или на бумаге при распечатывании. При необходимости пользователь может организовать работу с электронными документами так, чтобы ему было привычно и комфортно, как при обработке бумажной документации.

Что касается счета-фактуры, то его бумажная форма регламентирована Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137. Данный документ единый и подписывается обеими сторонами. Что касается электронного документа, то работа с ним имеет некоторые особенности. При его формировании продавец подписывает только свою часть, свой файл, указывает необходимые сведения и заполняет реквизиты.

Когда документ подписан, в него невозможно внести изменения. Даже при попытке скорректировать документ его файл не будет соответствовать файлу подписи. Соответственно, станет абсолютно понятно, что подписью подписали другой документ. Чтобы покупатель мог внести сведения в документ, он должен связаться с файлом продавца через специальный идентификатор.

На бумажной форме электронного счета-фактуры проставляется штамп подписи. В нем указываются сведения о подписантах, сертификатах ЭЦП, а также времени проставления подписи. В случае, когда документ имеет 2 листа, на каждом проставляется идентификатор. Это делает невозможным внесение иного листа в распечатанный на бумаге электронный документ.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Плюсы и минусы электронного документооборота между организациями

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом передачи информации. Так, сейчас он уже считается допустимым и легитимным не только в рамках взаимоотношения юридических лиц и государственных органов, но также и в рамках взаимоотношений с участием простых физических лиц. Это неудивительно, ведь у электронного документооборота есть огромное количество значимых преимуществ перед традиционным. К ним можно отнести следующие плюсы:

  • Ускорение документооборота. Необходимость непосредственной передачи бумажной документации, особенно в случае наличия больших расстояний между организациями, требует значительных затрат времени. Кроме этого, тщательное и внимательное ознакомление с документацией требует значительных затрат времени, а внесение исправлений потребует также дополнительных усилий. В то же время в электронный документ в процессе его согласования можно крайне легко внести изменения, а отправлен он может быть практически мгновенно.
  • Снижение расходов. Отправка бумажной документации требует значительных расходов и с точки зрения финансовых затрат. Так, передача документов курьером или почтовым отправлением, равно как и постоянные расходы на канцелярию могут в контексте продолжительного ведения взаимоотношений обойтись намного дороже, чем переход на электронный документооборот.
  • Обеспечение безопасности. При профессиональном подходе к ведению электронного документооборота между организациями, такой способ взаимодействия обеспечивает больший уровень безопасности и защиты данных, чем традиционный обмен бумажной документацией.
  • Оптимизация использования трудовых ресурсов. Непосредственные затраты времени на ведение бумажного документооборота приводят в том числе к снижению эффективности труда работников — они вынуждены тратить свое время на работу с бумажной документацией, прием и отправку корреспонденции, ее вычитку и проверку, когда могли бы заниматься решением иных задач.

Однако, помимо положительных сторон, электронный документооборот имеет и определенные негативные черты. К минусам электронного документооборота между организациями можно отнести:

  • Необходимость наличия специфического программного обеспечения. Несмотря на то, что сейчас существует большое количество в том числе и бесплатных программных продуктов для работы с электронными подписями, полноценную гарантию безопасности и удобство сервиса могут предоставить в первую очередь лишь платные программы, что требует определенных расходов.
  • Оформление электронной подписи. Оформление электронной подписи является процедурой, требующей затрат как финансовых, так и временных ресурсов, а также прохождения ряда определенных бюрократических препятствий.
  • Обучение сотрудников. Для эффективного ведения электронного документооборота между организациями работники должны обладать специфическими знаниями и навыками.
  • Риски безопасности. Использование электронного документооборота между организациями требует строгого ограничения доступа к программному обеспечению электронной подписи и нуждается в дополнительных технических решениях для предотвращения возможных возникающих рисков в связи с применением такого подхода.
  • Наличие коммуникаций и технических средств. Получение бумажной документации, равно как и ее отправка, возможны при практически полном отсутствии технических средств и коммуникаций, в то время как для полноценного ведения электронного документооборота необходимо наличие интернета и работающих компьютеров или иных технических устройств для работы с документацией.

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

  • определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
  • установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.


«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы. Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос. Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

  • оформлению;
  • передаче;
  • хранению.
  • материальные, переведенные в электронные образы;
  • изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

  • «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
  • электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

  • кто может пользоваться электронным документооборотом;
  • каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
  • что понимать под ЭД и электронными подписями;
  • надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
  • какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

  • внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
  • внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
  • внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

  • сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
  • вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.
  • обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  • способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

Делаем действительно умный поиск: пошаговый гайд

Поиск в корпоративной информационной системе — уже от самой этой фразы вязнет во рту. Хорошо если он вообще есть, о положительном user experience можно даже не задумываться. Как перевернуть отношение пользователей, избалованных поисковыми системами, и создать быстрый, точный, понимающий с полуслова продукт? Надо взять хороший кусок Elasticsearch, горсть интеллектуальных сервисов и замешать их по этому гайду.

Статей о том, как к существующей базе прикрутили полнотекстовый поиск на основе Elasticsearch, в интернете уже предостаточно. А вот статей, как сделать действительно умный поиск, явно не хватает.

Окей, сразу на ультимативное решение замахиваться не будем, но что можно сделать чтобы приблизить обычный полнотекстовый поиск к умному?

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Миф 7. Система ЭДО – это дорого и невыгодно

Конкретная стоимость внедряемой системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифного плана. Некоторые операторы предлагают платить за каждый отправленный документ, что бывает выгодно для компаний с маленьким документооборотом. Чаще клиентам предлагается приобрести месячный пакет услуг, включающий отправку большого количества документов. Входящая цифровая корреспонденция обычно доставляет бесплатно.

Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Такая стоимость выгодно отличается от совокупных затрат на оплату почтовых и курьерских отправлений, закупку и обслуживание офисной техники, оплату лишних рабочих часов сотрудников. «Цифра» обычно выходит дешевле, чем ведение традиционного бумажного документооборота.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий