График документооборота утверждается

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи. Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  2. Написание текста распоряжения.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  4. Утверждение.
  5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

  • наименование организации;
  • название документа, его номер и дата издания;
  • текст распоряжения;
  • подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

  • указание о введении правил;
  • предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
  • назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование  документа 
 Количествоэкземпляров
    Создание документа    
     Представление документа     
Ответственный за обработку  документа  
 Срок хранения
    Место     хранения  
Кто отвечает за созданиеи оформление
     Кто       утверждает   (визирует,  подписывает)
   Кто   
    Кому    
  В какой    срок   
Платежное   поручение
1          
Старший     бухгалтер   
Руководитель,главный      бухгалтер    
Старший  бухгалтер
Операционистбанка       
Ежедневно,не позднее15.00     
Старший      бухгалтер    
5 лет с       1 января года,следующего    за годом      составления   
До окончаниякалендарногогода -      каб. 301,   далее -     каб. 308    
Приходный   ордер М-4
1          
Кладовщик   
Кладовщик,   работник,    сдающий      материалы    на склад, илипредставительпоставщика   
Кладовщик
Бухгалтер   по участку  МПЗ         
10-го,    20-го     и 30-го   числа     месяца    
Бухгалтер по участку МПЗ  
5 лет со дня  списания      оприходованныхпо нему       ценностей     
Приходный   кассовый    ордер КО-1
1          
Кассир      
Главный      бухгалтер,   кассир       
Кассир   
Старший     бухгалтер   
Ежедневно в конце   рабочего  дня       
Старший      бухгалтер    
5 лет с       1 января года,следующего    за годом      составления   
Путевой листгрузового   автомобиля  
1          
Менеджер    по логистике
Менеджер     по логистике,механик      
Водитель 
Бухгалтер   по участку  МПЗ         
Ежедневно 
Бухгалтер по участку МПЗ  

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

(или) к хозяйственной операции;

(или) к должностям и профессиям;

(или) к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование  операции  
Наименование  документа 
 Количествоэкземпляров
    Создание документа   
       Представление документа      
Ответственный за обработку  документа  
    Срок     хранения 
    Место     хранения  
    Кто    отвечает за создание и оформление
     Кто       утверждает   (визирует,  подписывает)
   Кто   
    Кому    
 В какой срок
Оплата      счетов,     выставленныхпоставщиками
Счет        на оплату   
1          
Менеджер   отдела     закупок    
Руководитель отдела       закупок      
Менеджер отдела   закупок  
Главный     бухгалтер   
В день       наложения    визы         руководителемотдела       закупок      
      -      
5 лет      с 1 января года,      следующего за годом   оплаты     
До окончаниякалендарногогода -      каб. 301,   далее -     каб. 308    
Перечень    планируемых платежей    
1          
Главный    бухгалтер  
Руководитель 
Главный  бухгалтер
Старший     бухгалтер   
Ежедневно, непозднее 12.00
Старший      бухгалтер    
1 год      с даты     составления
Платежное   поручение
1          
Старший    бухгалтер  
Руководитель,главный      бухгалтер    
Старший  бухгалтер
Операционистбанка       
Ежедневно, непозднее 15.00
Старший      бухгалтер    
5 лет      с 1 января года,      следующего за годом   составления

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Список документов

Сначала необходимо составить перечень документов, которые предприятие использует в хозяйственной деятельности. Учесть необходимо все группы документов, первичные, сводные, внутренние и внешние и т.д.

Также для полноценного отображения данных в учете учесть в графике входящие документы, что изначально поступают не в бухгалтерию. Таким примером может быть входящая корреспонденция, поступающая в канцелярию или секретарю, непосредственно относящаяся к работе бухгалтерии – накладные от поставщика, письма налоговой службы и других инстанций. От этого может зависеть формирование расходов, доходов, начисление штрафов и прохождение плановых проверок.

Ответственные лица

При назначении ответственных лиц проще всего определится с первичными документами: кто составляет, тот и ответственный. При такой формулировке максимально сокращается цепочка между сотрудником, формирующим документ, и бухгалтерией.

При формировании списка лиц ответственных за предоставление внутренних записок и распоряжений — рациональней назначить начальников отделов; за документы износа и списания технической базы – начальников производства или отделов; за входящую корреспонденцию – секретаря; и т.д.

Сроки

Сроки обработки и передачи документов – один из главных параметров при составлении графика. Сроки можно задавать в виде периода (3 дня, 10 дней) или в виде конкретного числа (1-го или 5-го). Нужно учесть, что сроки оформления некоторых документов закреплены в законодательстве (авансовые отчеты, например).

Например, рассмотрим сроки подачи путевых листов и использованных талонов на ГСМ. Если срок сдачи отчета по использованию и остаткам ГСМ установлен 3-го числа, а для его формирования необходимо 2 дня, то все талоны и путевые листы должны быть сданы не позднее 1-го числа текущего месяца за предыдущий месяц. Если объем большой, можно установить сдачу каждую декаду месяца, но с указанием, что документы за 21-31 число предыдущего месяца подаются не позднее 1-го числа текущего.

После проделанного анализа, формирования списка документов, ответственных лиц и сроков сдачи обработанных документов можно приступать к оформлению графика.

От структуры предприятия, численности сотрудников и объемов документации зависит форма, в которой удобней оформить график. Это может быть список (для мелких организаций) или же таблица (классическая универсальная форма), некоторые считают, что более наглядной является схема.

После оформления и утверждения графика необходимо оповестить сотрудников, о том, в какие сроки и какие именно документы им надлежит обрабатывать. Это можно сделать, раздав выдержки из графика, также можно прописать необходимые пункты в должностной инструкции. Как правило, за невыполнение графика по не объективным причинам устанавливаются штрафы для сотрудников. Такая практика все чаще используется в крупных организациях.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.д. Но большинство организаций используют именно график документооборота <1>.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку <2>.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Рассказываем руководителю

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) <3>. Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете <4>.

<1> Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.<2> Письмо ФНС России от 30.03.2012 N ЕД-3-3/1057@.<3> Пункт 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности N 8, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696.<4> Статья 19 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

График документооборота для учетной политики — образец

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников

Обратим внимание на то, что график документооборота и приказ об утверждении графика документооборота — это два различных документа.  

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Грамотно составленный график документооборота способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усиливает контрольных функции бухгалтерского учета.  

График документооборота утверждается руководителем предприятия. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.  

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета ( централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.  

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.  

График документооборота объявляется приказом руководителя строительной организации и обязателен к исполнению для всех работников, связанных с учетом. Наблюдение за выполнением графика возлагается на главного ( старшего) бухгалтера строительной организации.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.  

Страницы:      1    2    3

Глава 1. Понятие и развитие документооборота……………….……….…5

1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5

1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Магнезит»……………………….……….………….……….…..10

2.1 Схема движения и технология обработки документов

ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13

2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17

2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23

Заключение ……….……………..……………………………….….………..26

График документооборота по учету труда и заработной платы — часть № 2

Наименование документаПриказ (распоряжение) о поощрении работникаПриказ о направлении работника в командировкуПриказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при предоставлении отпуска)Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при прекращении трудового договора)Табель учета использования рабочего времениРасчетная ведомость
Код формы(ф. Т-11, Т-11а)(ф. Т-9, Т-9а)(ф. Т-8)(ф. 0504425)(ф. 0504421)(ф. 0504402)
Количество экземпляров1
Ответственный за составлениеСпециалист по кадрамСпециалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделовБухгалтер по расчетам с персоналом
Документы, на основании которых составляютсяСлужебная записка, представление к поощрениюСлужебная запискаЗаявление работника, другие документыПриказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-6, Т-6а)Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8)Табельный учет, листки нетрудоспособности, приказы, справки, другие документыТабель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие документы по учету труда и его оплаты
Срок составления1 день с момента поступления документов, согласованных с руководителемЗа один день перед выездом в командировкуНе позднее последнего рабочего дня увольняемого работникаЗа пять дней до начала отпускаНе позднее последнего рабочего дня увольняемого работника16-го и 1-го числа каждого месяца1За три рабочих дня до срока выплаты заработной платы
Ответственный за проверкуНачальник отдела кадровГлавный бухгалтер
Срок проверкиВ день составления
Кто утверждает (подписывает)РуководительСпециалист по кадрамСпециалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделовГлавный бухгалтер, бухгалтер по расчетам с персоналом
Срок утверждения (подписания)В день составления1 день со дня поступления документа
Куда передаетсяСпециалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа)В бухгалтерию
Срок передачиНе позднее следующего дня после подписанияВ день подписания16-го и 1-го числа каждого месяца
Документы, в которых производятся записиТрудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2)Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2)Карточка-справка (ф. 0504417)
Документы, составляемые на основании данногоРасчетная ведомость (ф. 0504402)Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425)Расчетная ведомость (ф. 0504402)Платежные документы
Место храненияКадровая службаБухгалтерия
Ответственный за хранениеСпециалист по кадрамГлавный бухгалтер

1 Табель формируется за первую половину месяца (период заполнения: с 1-го по 15-е число) и за месяц (период заполнения: месяц).

Порядок формирования документа ↑

Потому с порядком осуществления данной процедуры стоит разобраться заранее. Так можно будет избежать множества затруднений.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, до начала составления данного графика, стоит отнести следующее:

  • на кого возлагается ответственность;
  • составление графика;
  • образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов.

На кого возлагается ответственность

Сегодня за составление графика документооборота отвечает компетентные работник. В законодательстве не установлено какое именно должностное лицо обязано выполнять работы по составлению подобных документов.

Но при этом чаще всего подобного рода деятельностью занимаются следующие должностные лица:

  • главный бухгалтер;
  • руководитель предприятия;
  • исполнительный орган.

Вне зависимости от того, кто именно составил график, он несет непосредственную ответственность за его правильность и содержимое. Обязательно наличие подписи составляющего график лица.

Также важно помнить о наличия подписи исполнительного органа. Только после этого данный документ становится действительным

Видео: первичные документы

В случае возникновения каких-либо вопросов по поводу верности такого графика ответственность будут нести именно составитель и руководитель предприятия.

Составление графика

Каждое предприятие самостоятельно занимается разработкой графика документооборота. Причем чем большее количество видов деятельности ведет предприятие, тем подробнее должен быть документ.

Процедура составления данного документа включает в себя следующие основные этапы:

Определяется перечень документовКоторые должны быть включены в сам график документооборота
Назначаются ответственные лица за отдельные сферы ответственностиНапример:
  • должники – менеджер по продажам;
  • данные об отпусках, расчет стоимости оценочных обязательств – руководитель отдела кадров и так далее
Устанавливаются срокиВ течение которых ответственный работник должен передать документы в бухгалтерию
Выбирается способ формирования документаРассматриваемого типа, допускается оформление в следующем виде:
  • как текст;
  • как таблица;
  • как схема
График документооборота внедряется в практику

Например, документ ещё проходит согласование у компетентных лиц, но при этом срок предоставления уже по какой-то причине прошел.

Если подобные ситуации происходят, ничего критичного в этом нет. С течением времени возможно вносить различного рода коррективы в сроки графика документооборота.

Образец заполнения график документооборота первичных учетных документов

Если опыт составления рассматриваемого типа документа по какой-то причине отсутствует, то следует в обязательном порядке ознакомиться с верно составленным образцом.

Фото: график документооборота

Это позволит существенно сократить время на формирование такого графика, а также избежать некоторых типичных ошибок.

На данный момент все особенности составления рассматриваемого типа документа отражены в действующим законодательных нормах

Потому в первую очередь необходимо уделить внимание именно им

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика», п. 22 СГС «Концептуальные основы»).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Документооборот в торговле

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной.

— это график либо схема, которые обрисовывают движение первичных документов на предприятии от момента их сотворения до момента передачи на хранение. В том числе и правила документооборота и разработка обработки.Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности. Соглашение об использовании электрической подписи в корпоративной системе электрического документооборота. эталон приказа по документообороту, график предоставления документов в бухгалтерию, отдел кадров.Регламент документооборота в бухгалтерии эталон итог поиска, график документооборота в бухгалтерии эталон.К учету, если они составлены по образчикам, содержащимся в альбомах.После окончания шага составления документ должен быть непременно подписан управляющим предприятия (директором, замещающим его лицом). сделать надлежащие внутренние регламенты.

Основные  требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ФЗ «О бухгалтерском учете».

•    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

•    Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Проверка. Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

•    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

•    арифметически (подсчет сумм);

•    по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать  заполнение обязательных реквизитов документа — оформленный ненадлежащим образом  документ налоговая инспекция может  признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Обработка. Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидации <5>. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

<5> Пункт 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; п. 18 ч. 2 ст. 250 НК РФ.

Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Хозяйственная                      Создание документа                         Передача документа в бухгалтерию       Обработка и хранение документа   операция   -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------               Наименование Количество     Кто       Срок    Ответственный      Кто         Срок     Ответственный Кто исполняет     Срок       Срок                 документа             выписывает оформления за исполнение представляет   передачи    за проверку                 исполнения  хранения-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------       1             2           3          4          5           6             7            8            9             10         11           12------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Покупка       Платежное    2          Бухгалтер  За день    Главный       Бухгалтер,   В день       Генеральный   Ответственный В день       5 лет товаров       поручение                          до оплаты  бухгалтер     проводивший  оплаты       директор и    бухгалтер     оплаты               (форма                             товаров                  платежное    товаров      главный                     товаров               0401060)                                                    поручение    до 15.00     бухгалтер                   до 18.00                                                                           в банке              -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------               Доверенность 1          Бухгалтер  За день до Главный       Работник,    На следующий Ответственный Ответственный В день       5 лет               (форма                             получения  бухгалтер     на которого  день после   бухгалтер     бухгалтер     получения               N М-2)                             товаров у                выписана     истечения                                доверенности                                                  поставщика               доверенность срока                                    до 18.00                                                                                        доверенности                                                                                        до 13.00              -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------               Товарная     1          Поставщик  В день     Работник,     Работник,    На следующий Ответственный Ответственный В день       5 лет               накладная                          получения  получающий    получивший   день после   бухгалтер     бухгалтер     получения               (форма                             товаров    товары        товары       получения                                накладной               N ТОРГ-12)                                                               товаров от                               до 18.00                                                                                        поставщика                                                                                        до 13.00              -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------               Акт          1          Член       В день     Председатель  Председатель В день       Ответственный Ответственный В день       5 лет               о приемке               приемной   приема     приемной      приемной     приема       бухгалтер     бухгалтер     приема               товаров                 комиссии   товаров    комиссии      комиссии     товаров                                  товаров               (форма                                                                   до 18.00                                 до 18.00               N ТОРГ-1)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Рисунок 2

Способ N 2: объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота. С образцом графика для отдела оптовых продаж вы можете ознакомиться на рис. 3 на с. 28 — 29.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий