Номенклатура дел: правила составления

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (Пример 3). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратите внимание

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Подготовка новой номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны быть особенно внимательными и учитывать, что некоторое время займет согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Выше мы выяснили, что это согласование следует проводить не реже чем один раз в пять лет. Таким организациям рекомендуется иметь готовую номенклатуру дел уже к концу ноября, чтобы получить согласованную номенклатуру от архивного учреждения в стандартный тридцатидневный срок (как раз к Новому году), быстро утвердить ее в последних числах декабря, раздать подразделениям выписки, после чего со спокойной совестью отправиться на каникулы.

Компании, которым не нужно взаимодействовать с государственными архивами, имеют для работы над новой номенклатурой немного больше времени. Но и им нужно завершить всю работу над ней до наступления праздников, чтобы с первого же рабочего дня нового года дела в подразделениях формировались в соответствии с новой номенклатурой.

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые

При этом важно обращать внимание на т.н. переходящие дела и по мере возможности на то, чтобы как можно больше дел сохранили свои индексы неизменными

Наш словарик

Переходящими называются заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года. Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Например, если компания в 2014 г. ввязалась в судебную тяжбу, которая длится до сих пор и явно перейдет еще и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому суду, будет переходящим. И если в 2014 г. ему был присвоен индекс 24-15.07, то он таким и останется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Пример

Вновь образованный в 2015 г. в Дирекции по правовым вопросам отдел регистрации имущества будет внесен в номенклатуру под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 год раздел «Отдел регистрации имущества» встает в один ряд с отделами внутри Дирекции по правовым вопросам и получит соответствующий порядковый номер.

При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: 25-06. До 2016 года 24-06.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОБЩИХ ЧЕРТАХ

Для бесперебойной работы службы делопроизводства на предприятии (а в дальнейшем для создания и формирования архива) обязательно следует разработать номенклатуру дел для всех структурных подразделений организации.

ТИПЫ И ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Типы номенклатуры дел. Номенклатура дел может быть:

• структурного типа;

• производственно-отраслевого;

• функционального.

Номенклатура дел структурного типа – номенклатура, в которой названия разделов повторяют названия структурных подразделений предприятия. То есть названия разделов номенклатуры дел, структуры и штатного расписания совпадают. Разделам присваивают те же индексы, что и в структуре и штатном расписании (Пример 1).

Номенклатуру дел структурного типа составить проще, чем номенклатуры других типов. Однако при любом изменении структуры или штатного расписания ее нужно пересматривать и корректировать.

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа – номенклатура, в которой названия разделов дублируют наименования направлений (видов) деятельности предприятия (Пример 2).

Номенклатура дел функционального типа. В номенклатуре дел такого типа наименования разделов совпадают с функциями, которые реализуются в организации (Пример 3).

Виды номенклатуры дел. Номенклатуры дел различаются также и по видам:

•типовая;

•примерная;

•индивидуальная.

Типовая и примерная номенклатура разрабатывается органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций, предприятий, дочерних филиалов и т.д.

Индивидуальная номенклатура дел – это перечень заголовков дел в определенной последовательности, утвержденных к заведению в делопроизводстве одного конкретного структурного подразделения, и сводной – предприятия в целом. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений предприятия.

ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015).

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень НТД).

3. Перечень 2010.

4. Ведомственный и другие перечни документов с указанием сроков хранения.

РАБОТА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) ПРЕДПРИЯТИЯ

Часто в процессе деятельности предприятия образуются документы, которые отсутствуют в вышеперечисленных перечнях и, соответственно, установленных сроков хранения не имеют. В этом случае может помочь ЭК предприятия, которая изучает документы и на основаниях критериев их ценности устанавливает сроки хранения.

ЭК создается на предприятии для проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности. Состоит комиссия из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК предприятия, как правило, включают руководителя секретариата (канцелярии), архива (либо работника, на которого возложены обязанности архивиста), отдела кадров, бухгалтерии, отдела охраны труда, производственных структурных подразделений (например, цехов) и др.

Основными задачами ЭК являются:

•организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства;

•определение сроков хранения при составлении номенклатуры дел и их формировании;

•рассмотрение и согласование описей дел, актов о выделении к уничтожению дел и других актов;

•подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

1 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
  2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
  3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
  4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела, номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Таблица заполняется следующим образом:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Как правильно составить заголовок

Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.

Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:

вид дела/документов – обязательный элемент и заголовок начинают с него – приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,
автор,
адресат/корреспондент – кому адресовано/от кого получено,
название территории – только в сочетании с предыдущим элементом,
краткое содержание,
дата или период – особенно важно для планов и отчетов.

Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров.

«Журнал учета движения путевых листов» вид + содержание
«Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам» вид + авторство + содержание
«Квартальные отчеты организации о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров» план/отчет + авторство + содержание
«Годовой план по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям» период + план/отчет + содержание
«Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если однородные корреспонденты) + по вопросу
«Переписка с отделением пенсионного фонда Некоторого района Города по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если конкретный корреспондент) + по вопросу
«Переписка по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий»
 
переписка + нет с кем (если разнородные корреспонденты) + по вопросу
«Документы о планировании профессиональной подготовки и повышении квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)» документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)
«Обращения граждан и документы по их рассмотрению»
 
«документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании (графа 5) сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью – дела 02-02, 02-03 в примере номенклатуры дел организации.

Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел (если они есть для вашей организации). Первая имеет нормативный статус, вторая – носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел.

Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.

Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет) в одном деле, то принимается больший из них (5 лет).

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел

Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015), которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <1> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

———————————

<1> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Уточнение номенклатуры дел

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий