Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Можно ли отказаться от написания объяснительной?

Само слово «объяснительная записка» заставляет сотрудника пару раз зевнуть от скуки и в то же время вздрогнуть: настолько неприятен процесс написания документа. Несмотря на миниатюрность записки, все равно существует масса сложностей, связанной с правильностью (с юридической точки зрения) и грамотностью составления документа.

Но все-таки, взглянем правде в глаза. Нарушитель в любом случае обязан отчитаться перед начальством и получить свое наказание. А оно, в свою очередь, напрямую зависит от нарушения.

  • если это легкое нарушение, например, опоздание на работу на 5 минут, то здесь сотрудник, скорее всего, просто получит устный выговор;
  • если же это нарушение средней тяжести, к примеру, выполнение поставленной задачи (написание отчета или составление документов) не вовремя, то же самое опоздание, но на больший срок, то здесь сотрудник может получить как выговор, так и написание записки в обязательном порядке;
  • если это совсем грубое и тяжелое нарушение, к примеру, неявка на работу, прогул или вовсе отказ от выполнения работы, то сотрудника могут уволить, сделать выговор или заставить писать объяснительную, почему не выполнил план.

Очевидно, здесь наказание очень варьируется. Также оно может зависеть от отношения начальника к конкретному сотруднику. К примеру, человека с идеально выполненными работами он вряд ли уволит за опоздание.

Но оправдать свои действия нужно уметь всегда. Поэтому даже при совершении незначительного нарушения не ленитесь, и напишите объяснительную записку. Но отказаться от этого с разрешения начальника, безусловно, можно.

Когда пишется объяснительная о невыполнении работы?

Нетрудно догадаться, что редко кто рискует оставить работу невыполненной, особенно если это действительно интересная, прибыльная и любимая работа. Но даже при несоблюдении некоторых правил трудового кодекса можно и не лишиться уже родного местечка.

По закону работодатель просто не имеет права уволить сотрудника, если он не справляется с поставленными ему обязанностями, если это единичный случай. Это значит, что работнику дается второй шанс на исправление. Соответственно, во второй раз нужно пытаться разными способами улучшить свою продуктивность и доказать всем, что сотрудник в состоянии выполнять свою работу.

Составляйте объяснительную правильно. Нельзя путать объяснительную или пояснительную записки, писать все в официально-деловом стиле без грамматических и пунктуационных ошибок, все делать согласованно с примером.

Но если человек не справляется со своими рабочими обязанностями, ему просто необходимо написать объяснительную записку, которая поможет остаться на плаву. Если это самое первое нарушение сотрудника, то объяснительная спасает его от остальных санкций, например, от увольнения. Но вот уже сам начальник вправе лишить горе-труженика премии или каких-либо льгот.

Как написать объяснительную работника о невыполнении должностных обязанностей?

Все записки с объяснениями строятся по одному принципу. Проще всего рассмотреть структуру данного документа на примере объяснительной кассира :

  • в правом верхнем углу указываем получателя данной записки (своего начальника) в дательном падеже;
  • там же указываем свою фамилию и инициалы в родительном падеже (от того-то сотрудника);
  • не забываем указать название документа – объяснительная записка;
  • начать основную часть записки лучше с даты происшествия;
  • обязательно указывайте точные наименования зданий, учреждений, полные имена людей;
  • в последнем абзаце документа указывается причина, по которой было совершено деяние;
  • в самом низу листа указывается дата, подпись и имя сотрудника, совершившего ошибку на работе;
  • еще раз проверьте документ на грамотность (орфография, пунктуация).

Приходилось ли вам когда-нибудь писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей? Оставьте свое сообщение в , а также смотрите видео о том, как нужно правильно писать объяснительные.

Обязан ли работник объяснять причины нарушений?

Перед тем как привлечь сотрудника к ответственности, руководитель должен потребовать от нарушителя объяснений причины, по которой был совершен проступок. Для этого он может обратиться к нему устно или составить письменное обращение.

Работник должен предоставить ответ в течение 2 дней с момента получения требования.

При этом составление объяснительной о невыполнении должностных обязанностей не считается процедурой, которую необходимо выполнять в обязательном порядке. Следовательно, трудоустроенный гражданин может отказать руководителю в объяснении ситуации.

Требование работодателя незамедлительно предоставить документ указанного образца — действие, нарушающее права трудящегося. При получении отказа руководитель должен зафиксировать этот момент в соответствующей документации.

Не менее важно учесть — отрицательный ответ на просьбу предоставления объяснений в большинстве случаев рассматривается как признание сотрудником вины. Именно поэтому работнику рекомендуется составлять объяснительную в любом случае, даже если причина, в связи с которой специалист нарушил должностные обязанности, считается неуважительной

Именно поэтому работнику рекомендуется составлять объяснительную в любом случае, даже если причина, в связи с которой специалист нарушил должностные обязанности, считается неуважительной.

Что написать при неисполнении трудовой инструкции?

Унифицированного бланка для оформления объяснительной при невыполнении обязанностей нет, поэтому при ее составлении должны соблюдаться стандартные требования, применяемые по отношению к ведению внутреннего документооборота.

Записка пишется на имя непосредственного руководителя предприятия. В качестве основы для ее создания необходимо использовать чистый лист бумаги формата А4.

Если в компании для заполнения подобной документации разработан специальный бланк, составление акта должно производиться путем его использования.

Текст объяснительной должен отражать сущность проблемы и максимально точное описание причины, по которой возникла необходимость нарушения установленных правил и допущения исполнение должностных обязанностей в ненадлежащем виде.

По возможности работнику следует указать, что он признает свою вину и постарается предотвратить повторное совершение проступка. Это актуально только в том случае, если работник уверен, что причина нарушения будет признана неуважительной.


Структура документа выглядит стандартным образом.

Шапка.

Она включает в себя следующие данные:

  • адресат — директор компании или начальник структурного подразделения;
  • составитель — его инициалы и должность.

Название бумаги должно отражать ее сущность.

В основную часть объяснительной необходимо внести такую информацию:

  • дата совершения дисциплинарного проступка;
  • суть нарушения — невыполнение должностных обязанностей или их ненадлежащее исполнение;
  • последствия, которые возникли вследствие нарушения установленных производственных правил;
  • причина, по которой сотрудник был вынужден нарушить трудовую дисциплину;
  • факт признания/не признания своей вины;
  • обещание о соблюдении в дальнейшем установленных трудовых порядков (если проступок совершен по неуважительной причине);
  • дата написания записки;
  • подпись составителя.

На основании анализа совокупного пакета документов выносится решение о дисциплинарном взыскании и составляется приказ. При наличии уже одного взыскания работнику можно уволить.

Примеры текстов при совершении ошибок в работе

Существует множество причин и обстоятельств, при возникновении которых сотрудник недолжным образом выполняет возлагаемые на него полномочия.

Для наглядности и закрепления этой темы необходимо ознакомиться с несколькими примерами объяснительных такого вида.

Пример оформления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Для объяснительной записки нет каких-либо стандартов составления. Обычно, этот бланк можно оформить используя правила делового письма. Документ может составляться как полностью от руки, так и быть набран на компьютере, но с проставлением живой подписи.

Рекомендуется запрашивать объяснительные именно написанные от руки, поскольку при судебном разбирательстве напечатанная объяснительная может быть представлена так, что работодатель заставит работника подписать уже готовый бланк.

В верхней части справа указывается кому направляется документ — должность, название организации, Ф.И.О. Трудовое право определяет, что требовать с работника объяснительную может только руководитель фирмы. Поэтому, в этой части могут быть указаны только его данные. Все эти сведения записываются в дательном падеже.

Ниже записывается название должности и Ф.И.О. сотрудника, который составляет документ. Эти сведения необходимо проставить в родительном падеже.

Дальше посередине строки указывается наименование документа — объяснительная записка. Следом идет непосредственно текст с объяснением.

При его составлении необходимо придерживаться следующих принципов:

  • Все формулировки должны быть корректны по стилю;
  • Все даты и временные промежутки необходимо указывать максимально точно;
  • Все факты должны быть указаны максимально точно.

Работодатель не вправе ограничивать объем объяснительной. Работник может ее составить такого размера, чтобы максимально точно и подробно описать произошедший проступок.

Если работник не хочет указывать причину произошедшего, он может ограничиться стандартной фразой «По семейным обстоятельствам». Также он может просто признать свою вину без указания каких-либо причин.

Также в документ можно включить собственное мнение, выводы или предложения по случившемуся событию.

Внимание! Объяснительная может иметь приложения. Работник имеет право приложить к документу все бланки, данные из которых могут оправдать его

Это могут быть справки, акты, квитанции, билеты, выписки из документов, распечатки звонков и т. д.

В завершении, записка должна содержать подпись работника и дату составления.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Если работник подписывает контракт о работе, начальник или сотрудник отдела кадров должен провести инструктаж и определить круг обязанностей нового работника. Они должны быть выполнены вовремя. Как правило, человек на испытательном сроке должен выполнять должностные требования согласно местным и нормативным актом. Но в период производственного процесса может произойти разное. Некоторые ситуации никак не зависят от работника. Однако именно он ответственен за принятие возможных мер для предотвращения негативных последствий.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 800 350-73-59

Если были обнаружены обстоятельства, в которых сотрудник не мог исполнить свои должностные обязанности, составляется объяснительная записка, которая направляется на рассмотрение уполномоченному лицу. Обычно, после рассмотрения такой бумаги возобновляется процесс расследования, в ходе которого будут установлены виновные лица в производственном процессе. В этот момент работник должен представить все объяснения, которые послужили негативному процессу в рабочей службе.

Как пишется объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей?

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит о том, что подобный документ должен быть исполнен в письменном виде. Но в законодательстве нет специального примера или образца. То есть, таковой может быть создан в организации и утвержден местным нормативным документом. Также объяснительная записка пишется в произвольной форме. Рекомендуем в ней отразить следующее:

  • Фамилия, имя и отчество человека, которому она направляется. Сюда входит номер его подразделения и название занимаемой должности;
  • Дата и остальные реквизиты документа, которые выдаются после регистрации в журнале;
  • В произвольной форме в дальнейшем описываются все обстоятельства и участвующие в них лица. Конечно же, не нужно собственную ответственность перекладывать на коллег. Но если сложилась ситуация, в которой сотрудник не причастен к этому делу, не стоит признавать свою вину;
  • Подпишитесь, а также укажите должность виновника или автора объяснительной записки.

Подобный документ передайте лицу, который занимается регистрацией документов внутри организации. Только так вы сможете доказать, что бумага была правильно составлена, зарегистрирована и отправлена своевременно уполномоченному лицу.

Что написать в объяснительной записке о невыполнении должностных обязанностей?

Советуем также отразить в текстовом документе информацию о том, что подобные действия впредь не будут повторяться, если вина ложиться целиком на сотрудника. Не нужно вписывать эмоциональные фразы, угрозы или излагать ложную суть произошедшей ситуации. Прочитав подобное у уполномоченного лица должно сложиться положительное впечатление о работнике. Конечно же, честность произошедшего дела возвысит вашу репутацию в глазах главных лиц организации. Но если вы решили все-таки обвинить коллегу в сложившейся ситуации, подумайте, сможете ли вы доказать его поступок, который повлек за собой негативные последствия.

Образец объяснительной записки о невыполнении трудовых обязанностей

Не рекомендуется возлагать свою вину на начальника отдела или иных сотрудников вашего подразделения. Ведь это может привести к дополнительным негативным последствиям. Кроме того, не стоит излагать о том, что вы забыли собственные должностные обязанности или не были с ними целиком ознакомлены. Подобные фразы повлияют на отрицательное о вас впечатление в глазах руководства.

Форма заявления

Унифицированной формы заявления не существует. Поэтому используется свободная форма. Некоторые организации выпускают специальные бланки объяснительных, которые по случаю выдаются работникам. В других ситуациях работник берет лист А4, пишет заявление от руки или на компьютере. На основе текста работодателем проводится оценка правомерности действий работника. Что должно быть указано в тексте объяснительной записки?

Если говорить об идеальном варианте написания этого документа работником, то в документе должно быть отражены ответы на следующие вопросы:

  1. Описание ситуации, в которую попал гражданин.
  2. Отношение к своим действиям.
  3. Признание или непризнание вины.
  4. Мнение работника по его привлечению к ответственности.

Обязательно в объяснительной записке работник должен проставить подпись и дату ее составления. Это объясняется просто: работодатель должен знать, от кого он получает объяснение. А дата ставится для того, чтобы уведомить работодателя о том, что гражданин не пропустил отведенный ему срок для написания объяснения (2 дня). Если записка будет написана спустя неделю, то это уже не повлечет для работника правовых последствий. По факту отсутствия объяснительной записки от работника, его начальник составляет акт. Наказание на работника в случае обнаружения его виновных действий налагается не позднее полугода после случившегося события. За исключением случаев, связанных с нарушениями в области финансов, проведением аудита, ревизий. Срок отодвигается в этих случаях еще на полтора года.

Содержание объяснительного документа должно быть сжатым и сдержанным. Если работник виноват, то это следует принять и признать. Возможно, признание за собой вины поможет работнику избежать серьезного наказания, но в дальнейшем — это следует отметить в записке — не последует нарушений с его стороны.

Как оформить?

Поскольку объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей является одним из актов внутренней документации предприятия, который подлежит регистрации и включению в личное дело работника, требуется ознакомиться с правилами его составления. Информация, раскрывающая требования к оформлению объяснительной записки, содержится в статьях ТК РФ под номерами 192, .

Докладной акт может быть составлен в произвольном виде с уточнением ключевых моментов или на имеющемся в организации бланке

Важно помнить, что правильность оформления объяснительной записки лишает работодателя законных оснований для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение должностных обязанностей

Докладной акт состоит из двух частей. В содержании первой отмечается информация, на основании которой оформляется документ. Вторая часть объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей поясняет действия или бездействие работника с указанием доводов, оправдывающих его.

Правила оформления объяснительной записки:

В первую очередь требуется уточнить фактические обстоятельства, при которых сотрудник не выполнил возложенные на него трудовые обязанности — число, время и место;
Указываются обстоятельства дела, а также подтверждение или опровержение виновности работника;
Надлежит отменить причины, на основании которых подчиненный не выполнил должностные обязанности

В качестве таких могут быть: недостаточный уровень квалификации, проблемы со здоровьем, отсутствие надлежащего оборудования;
Если трудящийся не считает себя виновным, надлежит отметить аргументы, свидетельствующие о его невиновности;
При составлении докладного акта важно помнить о необходимости уточнения правдивых сведений и обстоятельств дела. Это поможет избежать дальнейшего развития конфликтной ситуации;
Не рекомендуется в содержании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей обвинять других работников в произошедшем, если нет уверенности в их причастности к делу

Если в документе будут представлены личные данные других подчиненных, работодатель располагает правом потребовать у них письменное объяснение;
Выразить свою точку зрения касательно дальнейших действий работодателя и сотрудничества сторон в будущем;
Докладной акт составляется в двух копиях для каждой из сторон дела.

После оформления объяснительной записки сотрудником и ознакомления работодателя с содержанием докладной, документ направляется сотрудникам отдела кадров для регистрации.

Образец объяснительной записки

Чтобы оформить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей правильно, следует ознакомиться с наглядным примером ее составления.

Структура докладного акта:

  • Наименование организации;
  • Личные сведения о работодателе и работнике;
  • В содержательной части объяснительной записки отмечаются обстоятельства дела и причины, по которым подчиненный не выполнил возложенные на него должностные обязанности;
  • Рекомендуется выразить свое мнение касательно дальнейшего сотрудничества сторон и дисциплинарного наказания;
  • В завершении документ датируется и ставится подпись трудящегося.

Объяснительная записка директора о невыполнении должностных обязанностей

Директор подразделения, в котором работает такой сотрудник, может подать докладную бумагу руководителю о том, что неким работником во время выполнения служебных обязанностей была допущена серьезная ошибка. При этом подобную бумагу может подать любой работник.

Если не были исполнены свои должностные обязательства, на сотрудника может быть наложено взыскание в качестве замечания или штрафа. Но что делать, если по допущению этой производственной ошибки произошел несчастный случай, в результате чего некоторые получили травмы? Возможно его увольнение и дальнейшее заключение под стражу. В любой сложившейся ситуации руководство потребует от сотрудника объяснений произошедшего случая.

Объяснительная записка подчиненного

Правильное написание объяснительной записки — задача каждого провинившегося работника. Ведь только таким образом руководство сможет принять верное решение. По итогам всех обстоятельств начальник отдела вынесет решение о виновности или невиновности сотрудника. Если виновность сотрудника будет доказана, то исполняются соответствующие меры по дисциплинированному взысканию:

  • Замечание;
  • Выговор;
  • Исключение сотрудника из штата организации.

Именно поэтому от правильности изложения сути в записке зависит дальнейшая судьба каждого работника. Рекомендуется перед составлением сосредоточиться, а также успокоиться. Формат бумаги, на котором описывается обстоятельство произошедшей ситуации,  — А4.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 800 350-73-59

Требования

К составлению указанной бумаги предъявляются определенные требования. Вот о них и пойдет речь далее.

Как составляется

Обычно в каждой фирме имеются образцы различных бланков, используемых для внутреннего использования. А так как законодательство не установило точную форму документа, она, как и содержание, является произвольным. Но все же имеется определенные правила по составлению:

  • Наверху «шапка». В ней указывается фамилия руководителя, на чье имя будете писать. Кроме этого здесь же указываем краткое наименование фирмы;
  • Далее указываем название документа и его номер. Его можно узнать в журнале документооборота в канцелярии. По правилам номер указывается в порядке хронологии;
  • Далее кратко и емко излагаем суть бумаги. Описываем факт, свидетельствующий о некорректной работе свого коллеги, о его непрофессиональных действиях или наоборот бездействии. Этими фактами могут служить: несвоевременно предоставленный отсчет, некорректно заполненная документация, систематические опоздания и т.п.;
  • Далее даем обоснование нарушения, соответствующе его квалифицируя. Согласно ТК – это не выход на работу, появление на месте пьяным. В соответствии с внутренними требованиями – работа, качество которой не дотягивает до принятых в компании стандартов;
  • Если описываемые действия сотрудника явились причиной санкции против фирмы. Например, налоговая наложила штраф из-за действий (бездействий) конкретного сотрудника. В бумаге указываем это с указанием суммы штрафа;
  • Далее излагаем просьбу, которую необходимо начать со слов «Предлагаю …». Как показывает практика, чаще всего предлагаются дисциплинарные взыскания определенного характера – выговор, депремирование, в некоторых случаях вплоть до увольнения;
  • Далее ставятся подписи всех участников составления документа и свидетелей происшедшего. Сама подпись, расшифровка полная, и должность указанного лица.

Требования к составлению требуют, чтобы в бумаге были зафиксированы только непосредственные факты нарушения. И только, никаких субъективных мнений.

Кто и на кого может подать

Несмотря на то, что данная бумага не имеет конкретной формы, подавать абы-кому нельзя. Существует негласный регламент, по которому служебные записки подаются на имя:

  • Гендиректора;
  • Его зама;
  • Начальника филиала;
  • Бригадира.

Инициаторами подачи могут являться либо старшие работники, либо находящиеся с вышеуказанными лицами на одной ступени.

Теоретически любой работник, даже рядовой может это сделать. На практике существует негласный порядок по подаче указанной записки.

Порядок оформления

В каждой организации он свой, но все же можно выделить общие действия:

  • Фиксирование факта нарушения. Для этого используется аудио -, видеофиксация. Можно также привлекать свидетелей (своих коллег);
  • На основании этого составляется текст записки;
  • Заверяется она ответственным лицом. Как правило, это старший из работников;
  • Следует подача сей бумаги тому, на имя которого она составлена;
  • Последним указанный факт рассматривается, и принимаются меры. Либо же руководитель отказывает в обращении. При необходимости он может разъяснить свои действия подателям записки.

Как составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

ТК РФ предусматривает, что документ составляется в письменной форме. Однако ни примерную форму, ни образец записки законодатель не устанавливает. То есть образец может быть разработан на предприятии и утвержден локальным актом, или же объяснительная пишется работником в произвольной форме.

Подпишитесь на рассылку

Рекомендуем отразить в записке:

  1. Ф. И. О. адресата с указанием его должности и подразделения.
  2. Дату и номер документа (при регистрации в специальном журнале исходящей документации отдела).
  3. В тексте необходимо как можно более подробно описать все обстоятельства случившегося с указанием на участвующих лиц. Безусловно, не стоит перекладывать всю ответственность на коллег, но если обстоятельства сложились таким образом, что вины работника в наступивших последствиях нет, свою вину признавать не стоит.
  4. Подпись, ее расшифровку и должность автора записки.

ВАЖНО! Объяснительную лучше всего передавать лицу, которое осуществит регистрацию документа, — так вы сможете доказать, что записка была отдана вовремя. Рекомендуем отразить в тексте записки фразу о том, что подобные действия больше не повторятся, если налицо вина работника

Не стоит употреблять при составлении документа резких высказываний, угроз или излагать ложные сведения, так как после прочтения уполномоченным лицом объяснительной у него должно сложиться положительное мнение о сотруднике. Безусловно, честное описание всего процесса поднимет вас в глазах руководства, однако если вы решили обвинить коллегу в произошедшем, подумайте о том, сможете ли доказать его проступок, повлекший негативные последствия. 

Рекомендуем отразить в тексте записки фразу о том, что подобные действия больше не повторятся, если налицо вина работника. Не стоит употреблять при составлении документа резких высказываний, угроз или излагать ложные сведения, так как после прочтения уполномоченным лицом объяснительной у него должно сложиться положительное мнение о сотруднике. Безусловно, честное описание всего процесса поднимет вас в глазах руководства, однако если вы решили обвинить коллегу в произошедшем, подумайте о том, сможете ли доказать его проступок, повлекший негативные последствия. 

Таким образом, объяснительная записка, являясь документом информационного характера, должна помочь руководителю составить картину произошедшего и выяснить, чья вина в том, что произошли определенные события. Излагать всю ситуацию в документе необходимо предельно ясно и четко, так как от этого может зависеть исход дисциплинарного расследования происшествия и в последующем наложение наказания на работника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий