Рубрики

Оптимизация платежного календаря

Оптимизация платежного календаря опирается на несколько основных приемов:

  • заложить часть расходов в бюджете на более поздний период;
  • разделить крупный платеж на несколько частей, чтобы распределить его между несколькими периодами;
  • добиться льготных условий поставок, например, воспользоваться коммерческим кредитом;
  • расчет с помощью альтернативных способов, например, товарным векселем;
  • конвертация платежных средств, например, продажа векселя позволяет получить денежные средства на расчетный счет для погашения платежей;
  • провести дополнительное краткосрочное банковское кредитование компании, при этом, однако, следует учесть увеличение выплат по процентам и погашение кредита в будущих периодах.

Рассматривая указанные способы, к которым предприятия прибегают в практике хозяйственной деятельности, следует отметить, что наименее болезненны для компании первые три приема, так как они не ведут к увеличению объемов платежей и вызывают рост расходов компании. Четвертый и пятый прием связаны в первую очередь с организационными сложностями, поэтому они менее привлекательны при оптимизации платежного календаря. Наконец, краткосрочное банковское кредитование ведет к росту расходов компании и является нежелательным для предприятия, ведущего успешную хозяйственную деятельность. Поэтому прибегать к последнему приему следует только в самых крайних случаях.

Рассматривая приведенный выше пример проекта платежного календаря, можно сделать вывод о необходимости его оптимизации, для чего воспользуемся первым приемом. Для этого следует перенести с июля, августа и октября на сентябрь и ноябрь часть платежей поставщикам. В результате проведенной оптимизации составим новый платежный календарь.

Пример оптимизированного проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице

Пример оптимизированного платежного календаря

Наименование статей

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Итого

ПЛАТЕЖИ

За материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги

38337

33943

55029

37747

68069

34581

267706

Платежи в бюджет и социальные фонды

3254

3157

2947

2898

3421

3120

18797

Проценты по кредитам

211

228

221

253

229

232

1374

Расходы на оплату труда

8387

8485

8699

8641

8524

8441

51177

Перечисление средств на депозиты

250

250

300

250

300

300

1650

Погашение кредита

1021

971

1008

988

992

994

5974

Прочие

21

35

41

44

48

58

247

Итого платежей

51481

47069

68245

50821

81583

47726

346925

ПОСТУПЛЕНИЯ

За реализованную продукцию

48412

42444

61873

44286

88243

92341

377599

Возврат денег с депозитов

250

250

250

300

300

300

1650

Ссуды полученные

3078

4550

6821

6500

5200

4300

30449

Прочие

11

27

31

22

18

19

128

Итого поступлений

51751

47271

68975

51108

93761

96960

409826

Превышение платежей над поступлениями

-270

-202

-730

-287

-12178

-49234

-62901

Превышение поступлений над платежами

270

202

730

287

12178

49234

62901

Если после оптимизации платежного календаря на протяжении всего периода превышение платежей над поступлениями имеет отрицательные значения, а превышение поступлений над платежами – положительные, это позволяет сделать вывод об удовлетворительном положении компании в плане эффективности хозяйственной деятельности. Такая ситуация означает, что в любой период предприятие сможет рассчитаться по своим обязательствам за счет поступлений от основного вида деятельности.

В случае если компания не имеет достаточно средств для оплаты всех счетов в определенный день, часть запланированных платежей следует переносить на другие дни. В соответствии с этим при необходимости должен пересчитываться и платежный календарь. В случае появления несоответствия в пересчитанном платежном календаре, он должен быть оптимизирован с помощью рассмотренных выше приемов.

В целях поддержания эффективности внутренней финансовой дисциплины рекомендуется также, чтобы окончательный вариант платежного календаря утверждался начальником финансового отдела с руководством предприятия.

Актуальные задачи

Вам будет интересно:Долгосрочный период в макро- и микроэкономике

Платежный календарь — это основной инструмент, связанный с оперативным управлением финансами структуры. Он является плановым документом, обеспечивающим ежедневное управление расходованием и поступлением финансовых средств компании.

Планирование платежного календаря позволяет решать такие задачи:

  • Сведение прогнозных вариантов плана расходования и поступления денег (на сегодняшний день принято выделять оптимистический, пессимистический и реалистический типы) к одной реальной задаче, связанной с формированием денежных потоков компании в рамках месячного периода.
  • Синхронизация денежных потоков как отрицательного, так и положительного типа, причем в той степени, которая максимально возможна. Стоит отметить, что она способна повысить уровень эффективности денежного оборота фирмы.
  • Составление платежного календаря позволяет обеспечить приоритетность денежных платежей структуры в соответствии с критерием их воздействия на итоги финансовой деятельности.
  • Обеспечение необходимой абсолютной ликвидности денежного потока структуры, причем в максимальной степени. По-другому это можно назвать сохранением и повышением уровня платежеспособности в пределах краткосрочного периода.
  • Включение управления потоками денежных средств в систему оперативного контроллинга (значит, и актуального мониторинга) финансовой работы предприятия.

Универсальная система планирования ресурсов, URP

Представляю очень простое и универсальное решение для сквозного планирования всех ресурсов предприятия от продаж до производства, логистики, HR, финансов и т.д. Система позволяет создавать расписания для любых ресурсов и планировать календарные потребности всех ресурсов предприятия, включая отражение в бюджетах рамках одного цикла планирования (например, планировать платежный календарь сразу к поставкам сырья к календарным потребностям производства одним нажатием кнопки). Также данный подход и система пригодны для задач моделирования и прогнозирования, например, для задач моделирования прибыли, нахождения точки безубыточности, ценообразования.

1 стартмани

№ 6 Точка безубыточности. Рентабельность продаж

Расчет рентабельности продаж при большом ассортименте.

Вы вводите:

Для всего предприятия:

  1. Общую сумму постоянных затрат.

Для каждой группы товаров (для каждого товара, если их не очень много):

  1. Наименование
  2. Объем реализации в штуках (коробках, тоннах)
  3. Объем реализации в рублях (выручка)
  4. Стоимость в закупочных ценах.
  5. Расходы в процентах от закупочной стоимости, включаемые в себестоимость, такие как доставка, предпродажная подготовка, фасовка и т.п.
  6. Бонусы. Дополнительные расходы в процентах от выручки. Например: выплаты сотрудникам, партнерам и т.п.

По каждой позиции получаете расчет:

  1. Переменные затраты
  2. Постоянные затраты
  3. Операционная прибыль
  4. Маржинальная прибыль
  5. Наценка
  6. Min Наценка, при которой прибыль = 0
  7. Рентабельность
  8. Точка безубыточности
  9. Запас прочности
  10. Доли указанных величин в общей сумме

Регламентируем работу сотрудников с платежами

Чтобы платежный календарь компании решал все возложенные на него задачи, будет не лишним регламентировать работу сотрудников, которые участвуют в оперативном управлении платежами на основе заявок на расход ДС. Для этого руководитель финансово-экономической службы разрабатывает инструкцию по работе с платежами компании, в которой прописывает алгоритм действий сотрудников, их полномочия и ответственность за качество планирования и контроля над фактом расхода ДС.

Например, в инструкции могут содержаться следующие положения:

<…>

1. Уполномоченные сотрудники подразделений компании подают заявки на расход денежных средств для осуществления наличных (документы — служебные записки или заявки на расходование средств) и безналичных платежей (документы — счета на оплату или счета-фактуры на товары, выполненные работы или услуги; договоры на покупку ТМЦ, оборудования или оказания услуг) бюджетному контролеру. На всех без исключения заявках обязательно должна быть утверждающая виза руководителя подразделения с расшифровкой фамилии.

2. Бюджетный контролер ежедневно проверяет заявки на соответствие утвержденному бюджету расходов БДДС и корректность оформления и в случае обнаружения нарушений доводит информацию о них инициатору расхода в день поступления заявки.

3. Корректные заявки, поступившие до 16:00, включаются в платежный календарь на следующий день, поступившие после 16:00 — в платежный календарь послезавтрашнего дня.

На основании принятых заявок бюджетным контролером ежедневно до 17:00 корректируется платежный календарь на текущий месяц.

3. Ежедневно до 10:00 главный бухгалтер компании определяет сумму денежных средств, имеющихся в наличии на расчетных счетах и кассах организации, которые могут быть израсходованы на погашение обязательств в соответствии с платежным календарем на текущий день, и доводит ее до сведения бюджетного контролера.

4. Если имеющихся денежных средств достаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер распределяет платежи по банкам и передает платежный календарь в срок до 11:00 в бухгалтерию для осуществления платежей.

5. Если имеющихся денежных средств недостаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер до 10:30 передает платежный календарь в финансовую комиссию.

6. Финансовая комиссия перераспределяет имеющиеся в распоряжении денежные средства в соответствии с приоритетностью и срочностью погашения тех или иных обязательств и до 11:00 возвращает скорректированный платежный календарь бюджетному контролеру. 

7. Состав финансовой комиссии компании:

– председатель комиссии — директор компании;

– члены комиссии — главный бухгалтер, главный инженер, заместитель директора по коммерции, начальник отдела снабжения, заместитель директора по логистике.

8. В случае обращения представителей поставщиков по вопросам сроков и объемов погашения, имеющихся у компании перед ними обязательств, секретарь директора переадресует поставщиков на сотрудников компании, ответственных за решение данных вопросов в соответствии с приложением к данной инструкции

Приложение

Распределение зон ответственности за оплату денежных средств

ЦФО

Ответственный

Статья расхода денежных средств

Расходы

Коммерческая служба

Управляющий магазинами

Аренда торговых мест

Коммерческая служба

Начальник отдела маркетинга

Коммерческая служба

Коммерческий директор

Поощрение покупателей

Коммерческая служба

Коммерческий директор

Закупка товаров для перепродажи

Служба снабжения

Начальник отдела снабжения

Сырьё для производства продукции

Служба снабжения

Менеджер по снабжению

Упаковка и тара

Служба снабжения

Менеджер по снабжению

Специи, добавки, оболочка

Служба гл. инженера

Главный инженер

Вода, стоки

Служба гл. инженера

Старший электрик

Электроэнергия

Служба гл. инженера

Главный инженер

Газ

Служба гл. инженера

Начальник стройцеха

Ремонт и содержание зданий, помещений

Служба гл. инженера

Старший механик

Ремонт и содержание оборудования

Служба логистики

Начальник транспортного цеха

Запчасти и комплектующие для транспорта

Служба логистики

Начальник транспортного цеха

ГСМ

Служба логистики

Зам. директора по логистике

Транспорт найм

Служба ИТ

Системный администратор

Услуги связи

Служба ИТ

Начальник службы ИТ

Закупка компьютеров и оргтехники

Такая инструкция сделает прозрачной процедуру осуществления платежей на основе платежного календаря, снимет подавляющее число вопросов и разногласий по взаимодействию сотрудников различных подразделений компании и позволит оптимизировать время, необходимое на проведение текущих платежей компании.

Функциональная нагрузка

Использование платежного календаря позволяет решать следующие задачи в компании:

  • Согласование платежей предполагает постановку ряда требований к проверке надежности контрагента, наличия всех необходимых документов, которые подтверждают законность факта сделки и установку ограничений по объемам выплат.
  • Управление параметрами ликвидности фирмы – мониторинг сложившейся разницы между входящими потоками и тратами. Составляя краткосрочный график зачислений на счета, вы будете иметь эффективный инструмент управления ликвидностью компании.
  • Контроль над размерами выплат констатирует факт «находится ли платеж в рамках бюджета». Достаточно часто в организации могут возникать непредвиденные моменты, связанные с превышением расходов по операционной деятельности. Применяя платежный календарь в 1С или в Excel, вы будете получать мгновенно предупреждения о таких ситуациях и реально проводить расчеты либо переносить их на более поздний период с разрешения получателя средств.
  • Диагностику кассовых разрывов. Под этим понятием подразумеваем фактический дисбаланс по основным статьям. Это реальный инструмент, в котором видно, куда направлять финансы и в какой последовательности закрывать проблемы: по контрактам, налогам или с персоналом. Автоматизированный учет позволит вносить изменения в графики начала расчетных операций, объемов перечислений, формирование резервных фондов, привлечение и размещение их на депозитах.
  • Параметрическое рассмотрение необходимости кредитов в ближайшие сроки. Практически все фирмы хотя бы раз пользовались банковскими ссудами. Пользуясь нашими услугами, вы с легкостью сможете: рассчитать необходимость использования заемных капиталов и провести выборку наиболее дешевых источников – краткосрочные, долгосрочные или договора на овердрафт. Процесс получения занимает достаточно времени и нужно заблаговременно узнать, когда же они будут нужны.  Предугадать потребность и своевременно ею воспользоваться – главное преимущество нашей программы.
  • Доступный пакет целевых ориентиров для внутреннего пользования 24/7 и проведения прогнозирования на базе БДДС. Установка качественной системы безопасности доступа к раскрытию внутренних данных, внедрение разно уровневой системы ответственности послужит начальным этапом в использовании финансовой аналитики.
  • Быстроту оформления электронных форм – это конкурентное преимущество в снижении собственных постоянных затрат. Автоматизация документооборота позволяет снизить до минимума ошибки в оформлении, дальнейшие их повторное согласование и подписание. Такой подход предоставит возможность быстро присвоить заявку соответствующему пункту БДДС, перенаправить центру финансовой ответственности, выполнить проверку фактических сумм.

Дебиторская задолженность: контроль и анализ состояния

Дебиторская задолженность возникает, когда компания выполнила свои обязательства, а оплату от заказчика не получила (например, мы отгрузили товары, а нам пока за ним не заплатили). Если разрыв между этими двумя моментами несколько дней (которые, как правило, даже прописаны в договорных документах), ничего страшного нет, а вот если за выполненные работы, оказанные услуги, поставленные товары оплата так и не поступает, то пора бить тревогу.

Появление дебиторской задолженности не всегда обусловлено неблагонадежностью контрагента — часто она возникает из-за некачественной организации работы в самой компании с контрагентами.

Задача анализа состояния дебиторской задолженности — мониторить количество дней просрочки оплаты. Такую задачу легко решить с помощью функционала MS Excel (табл. 5).

Благодаря проделанной работе мы можем увидеть картину по всем дебиторам, в том числе количество дней просрочки платежей. Это позволит организовать работу с контрагентами более качественно. Как правило, официальные письма с требованием погасить задолженность не решают проблему неуплаты — необходимо ехать на встречи лично, созваниваться, предлагать альтернативные варианты, выставлять неустойки и штрафы.

Кстати, о неустойках и штрафах. Помимо расчета количества дней просрочки платежей представленная выше таблица может помочь рассчитать штрафные санкции.

Например, если по условиям договора пеня составляет 0,1 % за каждый день просрочки, то для дебитора ООО «Ромашка» сумма неустойки составит:

200 000,00 руб. × 0,1 % × 20 дн. = 4000 руб.

Уделять внимание, безусловно, нужно наиболее давним долгам, пока они не перешли в разряд безнадежных. Для этого используют реестры старения дебиторской задолженности (табл

6) по принятым классификаторам, например:

• до 15 дней;

• от 15 до 30 дней;

• от 30 до 60 дней;

• свыше 60 дней.

Также можно выделить цветом (например, красным) в табл. 5 те задолженности, срок оплаты которых прошел более чем 60 дней назад. Для этого:

1) выделяем необходимый диапазон для анализа (мы возьмем столбец «Количество просроченных дней»);

2) переходим на панель инструментов Главная → Стили → Условное форматирование → Управление правилами → Создать правило;

3) прописываем значение ячейки > 60, применяем его к выделенному диапазону данных, а в формате выбирает цвет заливки красный.

Данный реестр сводится на основании информации из табл. 5 с группировкой по степени просрочки платежей. Для этого воспользуемся функцией MS Excel ЕСЛИ, которая предназначена для отбора по установленным критериям.

Если необходимо применить несколько критериев, прописываем формулу:

=ЕСЛИ(И(…

Например, при заполнении столбца 3 нужен только один критерий — «<15», а при заполнении столбца 4 нужно вносить сразу два критерия — «<30» и «>15».

Реестр старения дебиторской задолженности позволяет контролировать изменение дебиторской задолженности на конкретную дату и отмечать, какие контрагенты чаще всего попадают в данный реестр и в какие группы в соответствии с принятой классификацией.

Так, например, если контрагент попадает только в первую группу (до 15 дней), то скорее всего, это обусловлено условиями договора, которые могут предусматривать отсрочку платежа (через 15 дней после отгрузки). А вот если контрагент систематически попадают в крайнюю категорию (свыше 60 дней), к тому же суммы задолженностей значительны для компании, то необходимо не только инициировать работу по получению своих денежных средств, но и в целом подумать, стоит ли дальше работать с этим контрагентом.

Кому пригодится платежный календарь?

Пользоваться платежным календарем могут практически все сотрудники фирмы. Это касается, как учредителей и руководителей, так и работников среднего звена.

Каждая коммерческая компания имеет оборот денежных средств. Обычно, это связано с основной деятельностью, будь то торговля, производство, или оказание услуг. Платежный календарь позволяет производить полный контроль над финансами.

Если платежный календарь в фирме отсутствует, то руководству приходится рассматривать каждую заявку на оплату. При наличии календаря, процесс согласования происходит гораздо быстрее и проще. Все будет осуществляться на основании итоговой таблицы.

Можно сделать вывод, что платежный календарь подходит абсолютно всем компаниям, независимо от масштаба. Тем, кто ценит свое время и трудовые ресурсы. Также тем, кто привык контролировать все денежные поступления и затраты фирмы.

Классификация категории

Разберем основные виды платежного календаря. Самой распространенной формой инструмента, которая используется при оперативном планировании потоков денег предприятия, считается его формирование в разрезе следующих разделов:

  • Графика тех поступлений денег, которые предстоят.
  • Графика платежей, которые необходимо осуществить.

Если планируемый вид потока денежных средств имеет односторонний характер (исключительно отрицательный или только положительный), то разработка календаря производится в форме единственного соответствующего раздела.

Среди основных разновидностей инструмента следует отметить следующие:

  • Налоговый календарь. Такой плановый документ оформляется по предприятию в целом. Как правило, он содержит единственный раздел, который называется «график налоговых платежей». Выплаты возвратного характера по налоговым перерасчетам денег включаются по стандартам в календарь инкассации дебиторки. В этом платежном календаре обозначаются суммы всех разновидностей налогов, сборов и иных налоговых платежей, которые перечисляются предприятием в бюджеты разных значений, а также во внебюджетные фонды. Стоит заметить, что календарной датой оплаты избирается обычно заключительный день установленного периода перечисления налогов всех типов.
  • Календарь инкассации дебиторки. Данная разновидность платежного календаря формируется обычно по структуре в целом, хотя в случае наличия специализированного подразделения, в частности кредитного отдела, она может охватывать группировку платежей исключительно этого центра ответственности.

Отчеты в Декалитрах (ДАЛ) для 1С: Розница 2.2.4 — 2.3.3: Продажи, Поступления, Анализ движения номенклатуры. Движение по документам ЕГАИС

На данный момент в конфигурации 1С:Розница 2.2 есть один большой минус — это наличие реквизита в Номенклатуре «ОбъемДАЛ», а собственно, отсутствие отчетов с его использованием! Как всегда, находятся маленькие магазинчики, продающие алкогольную продукцию, и сопровождающиеся какой-либо бухгалтерской компанией, соответственно ни о каком обмене с бухгалтерией у них и речи идти не может, а бухгалтеру все-таки хочется упростить себе жизнь и не высчитывать декалитры каждый квартал на калькуляторе.
Исходя из повстречавшейся мне аналогичной ситуации возникла необходимость создать несколько отчетов с выводом информации по Производителям алкогольной продукции, Кодам АП и Номенклатуре в декалитрах.
Поэтому представляю вашему вниманию отчёты по выше указанным параметрам: Анализ движения номенклатуры (Приход/Расход), Продажи и Ведомость по продажам товаров. Так же реализованы отчёты по документа ЕГАИС в декалитрах.

1 стартмани

Как спрогнозировать поступление денежных средств?

Поступления денежных средств в компании при формировании платежного календаря нужно прогнозировать по каждому из направлений отдельно. Как правило, все поступления можно разделить на следующие основные группы:

1. Поступления от покупателей продукции или услуг.

2. Поступления арендной платы.

3. Выручка от реализации имущества.

4. Прочие поступления от операционной деятельности.

5. Получение кредитов и займов.

6. Внутренние поступления денежных средств.

Поступления от покупателей продукции или услуг.

План этой группы поступлений формируется на основе двух видов данных:

1) информация о сроках платежа за ранее отгруженную продукцию (оказанные услуги);

2) данные об ожидаемых поступлениях выручки за отгруженную продукцию (оказанные услуги) в прогнозируемом месяце.

К сведению

Чтобы спрогнозировать поступления денежных средств в виде выручки от покупателей продукции или услуг по ранее произведенным отгрузкам, можно использовать возможности учетной базы данных компании.

Если в базу уже встроен платежный календарь, план поступления денежных средств формируется автоматически на основе данных каждого документа об отгрузке и договорных условий оплаты поставки покупателем.

Если компания ведет платежный календарь в файле Excel, экономисты планируют поступление денег от покупателей на основе данных отчета о реализации продукции в отдельной аналитической таблице с учетом опять же условий договоров поставки.

Планы ожидаемых поступлений денежных средств от покупателей можно сформировать на основе данных плана продаж в прогнозируемом месяце (кстати, этот план используется и при прогнозе поступлений в ББДС).

Пример плана поступлений денежных средств за реализованную продукцию представлен в табл. 1.

Таблица 1

План поступления выручки от покупателей на июль 2017 г.

Контрагенты

Сумма отгрузки, руб.

Дата отгрузки

Отсрочка

Дата платежа

Группа контрагентов «Сети»

9 500 000

Сеть магазинов «Эконом»

6 500 000

Отгрузка по накладной № 1226

3 000 000

20.06.2017

20

10.07.2017

Отгрузка по накладной № 1358

1 500 000

30.06.2017

20

20.07.2017

Отгрузка план июля

2 000 000

05.07.2017

20

25.07.2017

Сеть магазинов «Домашний»

3 000 000

Отгрузка по накладной № 1406

1 000 000

25.06.2017

15

10.07.2017

Отгрузка план июля

2 000 000

10.07.2017

15

25.07.2017

Поступления от арендной платы.

Планируются на основе действующих договоров сдачи имущества компании в аренду, поэтому не требуют специальных расчетов: достаточно по каждому из арендаторов указать сумму и дату ожидаемого поступления денег.

Выручка от реализации имущества компании.

Планируются поступления денежных средств от реализации различного вида имущества компании — основных средств, запасов и материалов, МБП и т. п.

Обратите внимание!

Такие поступления включаются в платежный календарь только при наличии договоров и документов на реализацию имущества.

Прочие поступления от операционной деятельности.

Отражаются планируемые поступления денежных средств по различным хозяйственным операциям, не относящимся к перечисленным выше. Это может быть возврат неиспользованных подотчетных сумм, компенсации и штрафы от контрагентов, возврат излишне перечисленных средств поставщику, возмещение затрат и налогов.

В платежный календарь такие суммы вносятся только при наличия подтверждающих документов — извещения, гарантийные письма, судебные постановления и т. п.

Поступления кредитов и займов.

Планы поступлений денежных средств этой группы формируются на основе заключенных кредитных договоров и графиков кредитования.

Если у компании есть неиспользуемый лимитный кредит по действующим договорам (например, овердрафт), за его счет можно закрыть кассовый разрыв в платежном календаре образовался кассовый разрыва, возможно запланировать его закрытие за счет неиспользованных кредитных ресурсов.

Внутренние поступления денежных средств.

Отражаются различного рода поступления по внутрифирменным операциям (сдача выручки из кассы на расчетный счет, перемещение денег с одного счета компании на другой, перевод денежных средств между различными юридическими лицами в рамках одной группы и т. д.).

К сведению

Такие поступления не изменяют общий денежный поток компании, но их необходимо планировать для корректности платежного календаря в части касс, счетов и юридических лиц компании.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий