Табель учета рабочего времени: инструкция по 1с

Как выглядит документ

А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2020. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют буквы. Выясним, что они значат, ведь обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это код, объясняющий, находился ли работник на месте или отсутствовал и по какой причине.

ВАЖНО!
Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.

Буквенные обозначения учета рабочего времени

В упомянутом Постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2020. Рассмотрим их по графам.

В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.

Здесь возможны такие варианты:

  • Я (01) — явился и трудился в дневное время;
  • Н (02) — работал в ночное время;
  • РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
  • С (04) — трудился сверхурочно.

ВАЖНО!
Код РВ нужно использовать и в том случае, если сотрудник вышел на работу в дни, объявленные в стране нерабочими в связи с карантином по коронавирусу.

Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

  • К (06) — в командировке;
  • ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
  • ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
  • ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
  • У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
  • ПК -— повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
  • Б (19) или Т (20) — болел;
  • ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.

ВАЖНО!
Код Б (19) используйте и в том случае, если работник вынужден был перейти в режим самоизоляции в связи с карантином по коронавирусу.

Таблица в нормативном документе выглядит так:

Как обозначать декретный отпуск

Для обозначения такого отпуска используют коды Р, ОЖ в табеле, расшифровка их, как можно увидеть в таблице, означает:

  • Р — отпуск ао беременности и родам;
  • ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

Другие коды

В учетном документе применяются и другие коды для табеля учета рабочего времени 2020: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.

Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:

  • 2000 — основной отработанный период;
  • 2012 — оплата отпуска;
  • 2300 — больничное пособие.

Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.

А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.

В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.

Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.

Коды для Т-13

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:

ПоказательКод
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дниВ
осуществляемая ночьюН
Осуществление государственных обязанностейГ
Ежегодный, очередной или допотпускО
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенкомОР
Сверхурочная трудовая деятельностьС
Прогул

П

Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненнымиНН
Служебная поездка, командировкаК
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации команииА
Учебный допотпускОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучениемВУ
Замещение в 1-3 классахЗН
Замещение, производимое в группах продленного дняЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классахЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)РП
Часы, фактически отработанныеФ

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1. Оформляем шапку

Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2020 года.

Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2020 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

  • если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

  • сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель раазрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.

Особенности заполнения табеля

При заполнении табеля могут возникать различные

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не появляется на своем рабочем месте, в первую очередь необходимо оформить акт об отсутствии на работе. Он подписывается в присутствии свидетелей, которые указывают в нем свои личные данные

При этом важно, чтобы в акте отражено было не менее трех свидетелей

После этого непосредственный руководитель работника составляет докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте, прикладывает к ней акт и передает весь пакет документов администрации компании для принятия решения. Директор фирмы может определить наказание, либо произвести увольнение за прогул.

Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется

Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней — на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 — для дополнительного отпуска.

Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован — на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

Командировка выпала на выходные

Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.

Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае — когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.

Внимание! Более подробно о том, как оплачивается, отмечается командировка в выходной день, а также другие особенности описаны в данной статье.

Как заполнить табель учета рабочего времени

На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

  • Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
  • Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
  • Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

  • Документ составляется в единственном экземпляре.
  • Форму нужно начать готовить еще в начале месяца.
  • Перед сдачей табеля в бухгалтерию нужно указать дату конца ведения табеля.
  • Информация о сотрудниках должна быть достоверной и актуальной.
  • Данные о праздниках и выходных обозначаются в табеле особыми отметками.
  • За каждым сотрудником закрепляется специальный номер, под которым он зарегистрирован в табеле.
  • Дата начала ведения документа также должна присутствовать в документе.
  • На первой странице должно присутствовать название организации и всех имеющихся в ней подразделений и филиалов.
  • Без подписи руководителя подразделения документ не будет считаться действительным.
  • Работник, занимающийся ведением табеля, несет ответственность за обнаруженные в документе ошибки.
  • При заполнении документа можно увеличивать количество граф с информацией.
  • Сотрудники, числящиеся сразу на двух должностях, должны быть записаны под двумя номерами.
  • При увольнении сотрудника из компании его номер не вносится на следующий месяц.
  • При отсутствии сотрудника на рабочем месте в табеле должна быть отметка о причине неявки.

Форма Т-12 — образец заполнения

В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны

  • Полное название компании.
  • Коды организации.
  • Номер.
  • Период ведения отчетности.
  • Дата составления.

В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка

Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Код дохода

Наименование дохода

2000

зарплата

2012

отпускные

2300

пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах и выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

  • кода вида оплаты (дохода);
  • корреспондирующего счета;
  • дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Заполненный пример формы Т-13

На примере видно, что для каждого работника можно указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его можно указать только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой тоже не посчитают.

Разделы документа

Обе формы Т-12 и Т-13 по составу реквизитов почти одинаковы и имеют следующий вид:

  • в верхней части бланка указывается наименование предприятия и структурного подразделения, номер документа и отчетный период;
  • в соответствующих столбцах таблицы указываются номера по порядку, фамилии и другие личные данные работников;
  • вид временных затрат соответствующим кодом и их продолжительность в часах (4 и 6 графа);
  • в 5-й и 7-й столбики таблицы заносятся результаты работы за 1-ю и 2-ю половины месяца;
  • в конце месяца заносятся итоговые результаты (столбцы 8-17). В их состав входят число отработанных дней и часов, а также количество неявок на работу и их причины.

Табель подписывается табельщиком, начальником структурного подразделения или директором компании и работником отдела кадров.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов

Обратим внимание на основные риски

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены

Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, какова продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

  • У — работа с 7.00 до 19.00;
  • В — работа с 19.00 до 7.00;
  • * — выходной день.

Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, предлагаем скачать график сменности на 2020 год в excel внизу.

Если же необходимо составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — подойдет такой образец.

Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — распечатайте нужное количество страниц (по числу дней месяца).

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.

Некорректное заполнение табеля — типичные ошибки и алгоритм их исправления

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении бланка является кодовая фиксация отпускных дней в период, когда производственным календарём предусмотрены праздничные дни. Если отпуск выпадает на праздничные дни, в табеле проставляется стандартный для всех код — «В» либо «26» (выходной день). А вот выходные в отпускном периоде не учитываются, поэтому в субботу и воскресенье у работника должно стоять «ОТ» или «09» (отпуск).

Не менее типичное несоответствие — неправильное оформление командировочных дней в выходной или праздник. Случается, что человек возвращается из командировки в 00.01, это по трудовому законодательству признаётся днём командировки. И если в авансовом отчёте по командировке фигурирует этот факт, то в табеле и в выходной, и в праздничный день должен стоять код «К/06» (командировка), а не «В».

Вносить исправления в табель нормально и допускается учётной политикой. Если ошибка обнаруживается уже после оформления и подписания табеля, то табельщиком должен быть составлен уточнённый документ. Оформляется он аналогично первичному табелю с одним отличием — в шапке документа фиксируется, что бланк корректирующий, и ставятся правильные коды учёта. Бланку присваивается следующий за первичным порядковый номер. Корректировки должны быть засвидетельствованы документально. К табелю нужно будет приложить служебку, в которой следует отразить причины и основания для уточнений, использовав копии документов.

Например, нестандартная ситуация, когда сотрудник не выходит на рабочее место и его руководитель не в курсе, почему это произошло. По правилам кадрового делопроизводства нужно:

  1. Руководителю — подготовить докладную и акт об отсутствии на работе.
  2. Двум работникам — подписать акт в качестве свидетелей.
  3. Табельщику — указать в документе код «НН/30» (неявка по невыясненной причине).
  4. По возвращении человека на рабочее место попросить объяснить неявку. Здесь возможны варианты:
    • работник предъявляет листок нетрудоспособности — в корректирующем документе меняют запись на «Б/19», копия больничного подшивается;
    • документа, подтверждающего уважительную причину, нет — нарушитель трудовой дисциплины должен написать объяснительную. Если причина не признаётся уважительной, в корректировочном табеле указывается прогул. К нему прикладывают копии акта и объяснительной.

Корректировочный табель может быть заполнен двумя способами:

  1. Продублировать в отчёте показатели, которые не подлежат корректировке, и внести поправки только в те строки, где это необходимо.
  2. Заполнить только те строки табеля, где нужно изменить данные.

Корректирующий табель составляется, когда надо внести изменения в уже подписанный документ

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий