Что такое trello

The Card Back

Let’s click on a card to flip it around and take a closer look. This is the “card back” and it has three main sections worth getting to know:

  1. Card Descriptions — In the description field you can add more specific information about your card, links to websites, or step by step directions. To add details to your card click “Edit the description” at the top of the card back. You can even format your text with Markdown.
  2. Comments and Activity — Comments can be added to cards when communicating and collaborating with team members, like giving feedback or updates. @ mention a member of your board or team in a comment and they will receive a notification in Trello. The activity feed is a timeline of all of the comments and actions on a card.
  3. Add — The “Add” section provides you with more tools for the back of a card.
    • Add Members to cards to assign people to tasks, and easily see who is doing what and what still needs to get done.
    • Add Checklists for cards that require subtasks or have multiple steps to make sure nothing falls through the cracks. You can even copy checklists from other cards on the board, and assign people to checklist items by @ mentioning them.
    • Add a Due date to cards with deadlines, and card members will receive a notification 24 hours before it’s due. Once the tasks are completed, due dates can be marked as done.
    • Add Attachments from both your computer and many cloud storage services like Dropbox, Google Drive, Box, and OneDrive.

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

  • Нужно сделать
  • В работе
  • Готово

Где карточки добавляются в колонку  «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

Меню

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

Как начать пользоваться

Зайдите на официальную страничку онлайн-сервиса.

Если вам хочется иметь Trello всегда под рукой, а не в браузере, то можете скачать приложение для смартфона или компьютера в Play Маркете или App Store.

Потом нажмите “Зарегистрироваться” на сайте. В программе то же самое.

Регистрация вас не утомит. Всего лишь надо указать имя, электронную почту. Потом кликаете “Создать новый аккаунт” и попадаете в мир планирования и порядка.

Без инструктажа вас не подпустят к планировщику. Жмите на точки слева, а потом на кнопку “Теперь вы знаете все, что нужно, и можете работать самостоятельно.” и начинайте строить планы на эту жизнь.

Как войти

С регистрацией понятно, где вход? Давайте разбираться. Снова открываем trello.com. В правом верхнем углу кликаем “Войти”.

Вводим адрес электронной почты и придуманный для регистрации пароль. Нажимаем на кнопку “Войти”. Если у вас есть аккаунт в Google, вы можете просто авторизоваться через него. Для этого кликните “Войти с помощью Google” ниже.

Мы попали в личный кабинет и теперь займемся планированием.

Power-Ups

Listen, we know Trello isn’t the only app your team is using to get things done (what?!). Bring apps and services like Slack, Bitbucket, Google Drive, Salesforce, and more into your Trello boards to keep all your data located and accessible in one place.

In a glance you are able to keep up to date on all the work getting done across every app. Power-Ups can also be used to customize cards, add automation, or get a new perspective on boards with capabilities such as Custom Fields, Card Repeater, Calendar, and more.

It’s easy to add Power-Ups to your boards:

  1. Click the Power-Ups button on a board’s menu to open the Power-Ups directory.
  2. Click “Add” next to the Power-Up you would like to add to the board.
  3. Click the gear icon next to the add button to edit its settings and link any accounts from the apps you are integrating with the Trello board.
  4. For most Power-Ups, open a Trello card and click the new button for the Power-Up to begin adding information, files, and more to your cards. Or, click the Power-Up’s button at the top of your Trello board.

Quick note: Every board can have one Power-Up enabled for free, and Business Class and Enterprise team members can enable unlimited Power-Ups on their boards.

Comments, Mentions, & More

Collaboration often leads to great discussion around the work getting done, constructive feedback, and (deserved!) congratulations on a job well done. Here are some quick tips to get the dialogue going:

  • Leave a comment on a card to provide a status update for your team. This way they know what’s been worked on and won’t have to bother you later.
  • Want to grab someone’s attention? @ mention them in a comment to send them a notification that will direct them right to the task at hand. This is a great way to request input, share information, or pass a task to the next person in the workflow.
  • Mention everyone on a card or an entire board with @card and @board, respectively. Be careful with your newfound @ mention powers!
  • Feeling… emojinal? For times when emoji speaks louder than words, click the at the bottom of the comment box and let your “voice” be heard.

Как пользоваться

Допустим, программа, о которой мы сегодня говорим, уже установленный на ваш компьютер. Давайте рассмотрим, как правильно пользоваться Трелло.

Регистрация пользователя

Для того чтобы не делать нашу подробную пошаговую инструкцию слишком длинной, говорить об использовании приложения мы будем только на примере персонального компьютера. Как только программа будет запущена, нужно перейти к регистрации, а также авторизации, кликнув по обозначенной на скриншоте кнопке.

Если у вас есть учетная запись Trello, жмите по кнопке Sign Up. В противном случае выбираем обозначенный на картинке ниже элемент.

В результате откроется форма, которая позволяет создать аккаунт через Google или Microsoft. В нашем случае будет применен второй вариант. Выбираем соответствующую кнопку и переходим к следующему этапу регистрации.

Вводимым электронную почту от нашего аккаунта Microsoft.

Точно так же, как на предыдущем этапе, указываем и пароль от учетной записи. Когда ввод будет завершен, кликаем по кнопке с надписью «Вход».

После того как логин и пароль от учетной записи Microsoft будут введены, нам потребуется также принять лицензионное соглашение программы. Для этого достаточно кликнуть по обозначенной на картинке ниже кнопке.

Остается только ввести имя, под которым мы будем фигурировать в Trello, после чего завершаем регистрацию, нажав кнопку с надписью «Создайте аккаунт».

В результате наше приложение автоматически запустится и будет готово к работе.

Теперь, когда мы установили программу, давайте переходить дальше и рассматривать, как ее правильно настроить.

Настройки программы

Попасть в настройки приложения можно, кликнув по иконке с изображением шестеренки, находящейся в правой верхней части окна.

В результате откроется окно с настройками, в котором вы найдете:

  • Кнопку проверки уведомления.
  • Раздел для назначения горячих клавиш.
  • Переключение стиля программы.
  • Активацию проверки орфографии.

В принципе, с настройками покончено. Давайте переходить еще ближе к делу и разбираться, как пользоваться карточками Trello.

Работа с досками Trello

Как видим, в нашем приложении уже есть несколько тестовых досок. Программа автоматически создает их для наглядности. В дальнейшем мы можем удалить существующие объекты и создать новые. Давайте попробуем запустить одну из карточек.

Попав в новое меню, мы увидим карточки, которые находятся внутри выбранной доски. При этом существует некоторая вложенность, позволяющая правильно группировать объекты. Тут же есть кнопка управления карточками.

Меню позволяет получить информацию о доске, добавить ее описание, поменять фон или осуществить поиск по карточкам. Тут же присутствуют стикеры и некоторые дополнительные настройки.

У каждой карточки есть собственное контекстное меню. Запустить его можно, кликнув по иконке с изображением трех горизонтальных точек. Тут присутствуют стандартные пункты добавления нового объекта, его копирования, перемещения или подписки.

На этом с карточками мы разобрались и переходим к следующему этапу инструкции по работе с программой, предусматривающую обзор шаблонов.

Шаблоны оформления

Как уже было сказано в самом начале статьи, Trello позволяет всего в несколько кликов сменить тему оформления программы до неузнаваемости. Для этого нам в первую очередь необходимо в левой части окна перейти к шаблонам.

Дальше выбираем один из вариантов и кликаем по кнопке его использования.

В результате само приложение и все его карточки примут вид той темы, которую мы выбрали.

Следует отметить, что таких шаблонов в Trello огромное количество. При этом все они полностью бесплатны.

Keyboard Shortcuts

Trello has a ton of time saving keyboard shortcuts, which when added up we figure should equal an extra coffee break a day or more. When in Trello, hit the question mark key on your keyboard to view them all, or check out this handy list.

We can’t cover them all, but here are a few favorites:

  • Want to quickly view all of your cards on a board? Then Q is for you.
  • Add yourself to cards by mousing over them and pressing the spacebar. Add others to cards with M, so all the tasks don’t belong to you.
  • Never miss a hot date! Add due dates with the D key.
  • Use Shift-Enter to save a card and go right to the card back. It’s like a 2 for 1 special.
  • Bring up the label menu with L, and filter those labels with F to surface what matters most to you.

Make A Power Play

Here’s a quick look at just a few different ways your department can get more done with Power-Ups.

Marketing Editorial Calendar

  • Start an article outline in Evernote and attach it to a card to pitch the idea.
  • Create a new Google Doc from Google Drive directly from Trello and compose the article.
  • Set a due date for publishing and visualize the pipeline with the Calendar.
  • Attach a Drive folder to the card so everyone can access the image assets for the post.

Sales CRM Pipeline

  • Attach Salesforce leads and opportunities to cards to quickly access important information.
  • Create Custom Fields for requests, quotes, and additional data points.
  • Securely manage and share contracts and documents with OneDrive.
  • Keep track of scheduled meetings and calls with the Calendar.

Design Workflow

  • Attach prototypes to cards from InVision.
  • Organize visual assets in one location with Dropbox.
  • Send cards to Slack channels for team feedback.
  • Have a dedicated Whereby room for regular design huddles.

Check out more ways marketing, sales, developers, PMs, HR, and support can customize their boards with Power-Ups in our team playbooks.

Как скачать и установить

Приложение является полностью бесплатным и в случае с Windows 10 устанавливается из фирменного магазина Microsoft Store. Для Windows 7 и Windows 8, а также более ранних ОС инсталляцию нужно производить при помощи EXE-файла.

Так или иначе, давайте рассмотрим алгоритм, который позволяет добавить данное приложение на наш компьютер или ноутбук:

  1. После этого, воспользовавшись поисковой строкой, находим нужное нам приложение.

  1. Попав на домашнюю страничку Trello, жмем кнопку установки.

  1. Запустится процесс скачивания и автоматической инсталляции программы. Тут просто придется немножко подождать.

  1. Когда программа будет установлена, появится кнопка ее запуска. Открыть Trello можно прямо отсюда или по появившемуся в меню «Пуск» ярлыку.

MeisterTask

Все перечисленные выше системы управления проектами функционально мощнее Trello. Но я решил разбавить этот список чем-то попроще. MeisterTask — очень популярная альтернатива Trello, пусть и не очень навороченная.

Интерфейс MeisterTask немного отличается от Trello (всё крупное, цветастое и словно нарочито игрушечное), но при этом он такой же простой, без заморочек. Кроме основной фичи — работы с досками — здесь есть диаграмма Ганта и автоматизация колонок. Но вот ни календаря, ни системы приоритетов, ни возможности посмотреть все задачи со всех досок — нет.

В бесплатной версии можно создать 3 проекта, не работает автоматизация, диаграмма Ганта и другие фичи.

Поддерживает русский язык.

Подходит: для небольших команд, которым надоел Trello и хочется попробовать что-то новенькое.

Стоимость: Про-версия (снимает большинство ограничений) стоит 8,25$ за пользователя в месяц. Бизнес-версия (доступ ко всем возможностям) стоит 20,75$ за пользователя в месяц.

Trello – хороший, но не идеальный инструмент. Зачем соглашаться на ограниченные возможности Trello (даже в платной версии), если ты можешь получить всё это и даже больше бесплатно в другом сервисе? Вот и я о чём.

Регистрируйся в WEEEK и начни управлять проектами в полную силу!

Trello для обмена

Часто большая часть работы выполняется различными отделами с использованием разных досок. Вам же нужно централизованное расположение, чтобы люди могли делиться друг с другом информацией о проделанной работе и оставаться в курсе событий. Создайте доску обзора компании или доску на уровне отдела, где будет формироваться общая картина работы, проделанной командой, или же создайте дорожную карту, чтобы рассказывать клиентам или пользоваться, над чем вы работаете.

Списки можно создавать для каждого месяца или финансового квартала. Карточки, представляющие проекты, добавляются в соответствующие списки, чтобы отслеживать, когда начнется или завершится работа над проектом. Карточки нужно регулярно обновлять при изменении статуса, достижения контрольного этапа и результатов.

Полезные возможности:

  • Вложения для карточек и досок — вкладывайте соответствующие доски и карточки проекта, чтобы участники команды всегда могли уточнить детали и получить доступ к выполняемой работе.
  • Комментарии — используйте комментарии для регулярного обновления статусов, ведь при добавлении комментария автоматически создается соответствующая метка времени.
  • Улучшение Старение карточки — включите улучшение Старение карточки на вашей доске, которое приглушает неактивные карточки, чтобы вы могли отслеживать карточки, которые давно не обновлялись.

Integrations And Extensions

Customize your Trello experience even further with browser extensions, add-ons, and connectors made by both the Trello team and third party developers.

Use IFTTT to create new Trello cards when items are added to Google Calendar, or when you take a photo you can have it automatically attach to a Trello card. The sky’s the limit, and you can create custom automations for whatever you like!

Browser extensions let you tweak Trello to create a more personalized experience when using Trello in the browser:

  • Add card counts, estimation points, and more with Plus for Trello.
  • Create new cards and find boards directly from the Chrome address bar.
  • Install Next Step for Trello to see the next items in a card’s checklist without having to open the card.

See all of the different integrations and extensions available for Trello.

Trello для отслеживания

Наиболее популярный способ использовать Trello — отслеживать задачи на проектах и в процессах. У проектов обычно есть дата начала и дата окончания (например, планирование события и создание новой функции). Процессы, как правило, являются непрерывными (например, ежедневные операции для бизнеса или управление редакционным календарем).

На этих досках карточки представляю задачи, которые нужно выполнить, а списки часто включают в себя порядок шагов. Структура списка может быть очень простой, например: «Нужно сделать», «Выполняется» и «Готово». В зависимости от требований вашего процесса вы также можете сделать список более подробным. По мере выполнения задач перемещайте карточки слева направо.

Полезные возможности:

  • Перетащить — перетаскивайте карточки между списками, чтобы увидеть прогресс, а также перемещайте карточки вверх и вниз, чтобы расставить приоритеты.
  • Даты выполнения — добавляйте даты на карточки, чтобы не пропустить сроки, и отмечайте дату выполнения готовой по завершении.
  • Добавить участников — присваивайте задачи, добавляя участников на карточки, чтобы каждый из них знал, чем заняты остальные.
  • Чек-листы — разбивайте задачи по ключевым моментами и следите, чтобы ничто не осталось без внимания.

Search

When you need to quickly find something, type it in the search bar on the top left, and Trello will display the cards and boards related to your query.

Employ search operators like a fine toothed comb to really unleash the power of search in Trello. For instance, @me will return all of your cards, due:week returns all cards due in the next seven days, label:red returns all cards with a red label applied, and much, much more.

Best of all, multiple operators can be used in tandem, like @me due:overdue -list:done, which will surface all of your cards that are overdue and not in a list named “Done.»

Business Class, Enterprise, and Gold members can save their searches for quick recall (and one less thing to remember).

Hungry for even more tips and tricks? Check out our Ultimate Tips & Tricks Trello board.

Board Basics

A Trello board only has four key components, but comes with unlimited possibility:

  1. Boards — A board represents a project or a place to keep track of information. Whether you are launching a new website, or planning a vacation, a Trello board is the place to organize your tasks and collaborate with your colleagues, family, or friends.

  2. Lists — Lists keep cards (C) organized in their various stages of progress. They can be used to create a workflow where cards are moved across lists from start to finish, or simply act as a place to keep track of ideas and information. There’s no limit to the number of lists you can add to a board, and they can be arranged however you like.

    A basic (but effective) list setup for a board might be simply To Do, Doing, and Done, where cards start in the To Do list and make their way to the Done list. But don’t forget: Trello is truly customizable to your unique needs, so you can name your lists anything you like! Whether it’s basic Kanban, a sales pipeline, a marketing calendar, or project management, what matters most is establishing a workflow for the way your team works.

  3. Cards — The fundamental unit of a board is a card. Cards are used to represent tasks and ideas. A card can be something that needs to get done, like a blog post to be written, or something that needs to be remembered, like company vacation policies. Just click “Add a card…” at the bottom of any list to create a new card, and give it a name like “Pick up the dry cleaning” or “Write a blog post.”

    Cards can be customized to hold a wide variety of useful information by clicking on them. Drag and drop cards across lists to show progress. There’s no limit to the number of cards you can add to a board.

  4. Menu — On the right side of your Trello board is the menu—the mission control center for your board. The menu is where you manage members, control settings, filter cards, and enable Power-Ups. You can also see all of the activity that has taken place on a board in the menu’s activity feed. Take some time to check out everything the menu has to offer.

Sounds pretty simple, right? Let’s get started by creating your first board, but first, think of a project or goal to work on. Need some ideas? Here’s a little inspiration.

Next Up:

#TrelloTip: Stay in sync wherever you are on whatever device you are using. Trello’s Android and iOS apps are designed to be easy to use and super helpful on the go, always keeping you connected with your team, in real time.

Stay Connected

Make sure that communication across different apps doesn’t become siloed with Power-Ups. Connect the apps and services that you rely on, like Google Drive or Salesforce, to your Trello boards to bring the information you need right into your workflow.

For example, the Slack Power-Up let’s you attach key conversations to Trello cards so that you can turn talk into an action item. Plus, you can also send Trello cards to Slack to kick off a brainstorm session, or get Slack alerts from actions in Trello for the items that matter to your team the most.

This not only saves time and prevents context switching, but also turns Trello into your custom productivity hub.

There you have it, the keys to the collaboration kingdom. Now it’s time to expand your domain!

Add Member Vs. Watch

Here’s a common scenario: You’re the board maestro orchestrating collaborative masterpieces. You always want to be in the know on all the board’s activity so you add yourself to cards left and right. Hold on a minute, Mozart—there’s a better way.

The trouble with adding your avatar to cards for which you are not directly responsible is that it could remove the clarity of others having the ability to see in a glance who is working on what. Instead, you may want to try just watching cards to receive all of those same, juicy notifications.

In fact, you can even watch individual lists or an entire Trello board, which can be a real productivity enhancer for some workflows.

  • Managers of a team or a project who want to be notified when tasks are completed can watch the “Done” list on the board.
  • If you are a critical part of a workflow, like a copy editor for a draft or a QA tester on a development team, watch the appropriate list. Sure, you’d expect to be added to the card or mentioned in a comment, but why not have your bases covered?
  • Watch an “Incoming” list if you are in sales and a hot new lead comes in that should be contacted, or if you are in support and there’s a new ticket. Whatever your workflow, use «Watch» to stay informed on what’s most important to you.

Возможности

Рабочая область представляет собой доску, к которой прикрепляются карточки (стикеры), с определёнными заданиями, поручениями, идеями либо с важной информацией. На начальном этапе выполнения проекта, создаются несколько списков задач:

  • Необходимо выполнить
  • В работе
  • Выполненные

В течение исполнения определённой задачи, стикер переносится из списка «Необходимо выполнить» в список «в работе», а по завершению в «выполненные».

В карточках можно создавать, пометки, оставлять комментарии. К ним можно прикреплять медиафайлы и оставлять ссылки. Для удобства, если задачи схожи, несколько заданий можно поместить в одну группу, а для создания приоритета поручению, их можно перемещать вверх/вниз в списке задач

Чтобы заострить внимание на определённой задаче, имеется возможность её выделения цветной меткой

В зависимости от того сколько стикеров находятся в списках, можно легко понять на какой стадии находится проект. Trello может использоваться не только для проектов. Программа подходит для структурирования любого вида деятельности. Например, при поиске нового сотрудника можно создать доску, где в карточках будут указаны кандидаты. Далее создать списки:

  • Кандидаты на собеседование
  • Прошедшие собеседование
  • Потенциальные кандидаты

Просматривая портфолио и проводя собеседования, кандидаты переносятся в соответствующие категории.

Дополнительные возможности Trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.


Открываем каталог улучшений Trello

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать “Трелло” со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них.

Calendar – карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы “неделя” или “месяц”. А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь.

Card Aging, или “старение” карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет.

Card Repeater – улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами.

Card Snooze – после установки улучшения в карточке появляется функция “Отложить”. Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске.

Countdown – показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета.

Также в разделе “Улучшения” можно интегрировать “Трелло” с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание – если у вас в “Трелло” несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия – улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше

Если вы установили версию Gold – тогда число улучшений увеличивается до трех.

Mark It Done

The funny thing about effective collaboration is that sometimes less can mean much more. When everyone knows what’s being done without needing to ask, time is saved for all involved. Here are some effective ways to spread the good word on your work:

  • Simply drag the card over to a designated “Done” list. For all the productivity powerhouses who need more than a single done list, break them up by week or month.
  • In a single click, mark cards with due dates as done and let everyone revel in that green symbol of success.
  • For the label lovers out there, apply a “Done” label to a card and move on to the next great thing in the pipeline.

#TrelloTips:Make sure that no important due dates get lost on a long list. If a list has cards with due dates, click the list’s menu icon and select “Sort by Date” to surface all of the cards with due dates on them.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий