Управленческий учёт

Выбор программного обеспечения

Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.

Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и  процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.

Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.

Из личного опыта

Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.

Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.

Еще одной особенностью нашего бизнеса было формирование себестоимости на 20 счете и потом его закрытие на 90-й, ведь бизнес по сути был – услуги. В этой логике классическая связка «1С:Управление производственным предприятием» {Заказ покупателя – Заказ в производство – Заказ поставщику} была чрезмерна для наших бизнес- процессов, поэтому мы доработали механизм закрытия и формировали себестоимость прямо на заказ покупателя.

Доработкой было также и создание формы коммерческого предложения для дополнительных работ, а потом формирование из нее заказа покупателю.

Были доработаны табели и кадровое делопроизводство с тем, чтобы персонал можно было принимать по управленческому учету на конкретный ЦФО – здание, и можно было переводить между зданиями и формировать табели в разрезе ЦФО, а не только отдела эксплуатации.

Была проделана большая работа.

Оговорюсь по срокам: мы начали проект в сентябре, разрабатывали майнд-меп и объединяли базы в «1С:Управление производственным предприятием» вплоть до декабря, а с января начали вести учет по-новому. При этом январь – март мы вели сами в офисе, не посвящая в новости производственный персонал на местах, а с апреля начали потихоньку подтягивать пользователей в систему.

Управленческий учет на предприятии: примеры, таблицы Еxcel

Он является подсистемой бухучета, поэтому бухгалтерские показатели постоянно используются в анализе, учете и отчетности и позволяют организовать управленческую деятельность. Рассмотрим основные показатели:

Наименование показателя

Определение

Значение

Доходы

Совокупный объем денег и материальных ценностей, полученных за конкретный период времени

Анализ позволяет получить оперативные данные не только за конкретный период времени, но и в разрезе видов деятельности, по каждой услуге или товару, по характеру налогообложения или источникам поступления

Расходы

Общее уменьшение экономических выгод, связанное с выбытием активов или возникновением обязательств, которые приводят к уменьшению финансовых ресурсов

Информация может содержать данные о постоянстве и переменности затрат, были они запланированы или нет, превышают ли установленный лимит

Себестоимость

Оценка стоимости затрат на производство или изготовление продукции, оказание услуг

Расчет позволяет определить резервы и неэффективные расходы, установить объем продукции (услуг) для конкретного вида деятельности, сформировать полный перечень затрат на производство (реализацию) единицы продукции

Финансовые (кассовые) расходы

Фактически произведенные кассовые операции по списанию денежных средств с расчетного счета организации

Аналитическая информация о своевременности, размерах и периодичности платежей по расходным обязательствам, в общем, по организации, подразделению или по каждому виду деятельности

Фактические затраты

Совокупность кассовых расходов и принятых обязательств, подтвержденных документально

Информация о составе расходов и принятых обязательств. Представляется в разрезе контрагентов, договоров, номенклатуры товаров или услуг. В части размеров платежей в бюджетную систему РФ (налоги, страховые взносы, штрафы, пошлины)

Рентабельность

Относительный показатель экономической эффективности

Показатель определяет результат деятельности в разрезе каждого направления вида деятельности. Информация позволяет принять решение о сокращении или увеличении объема производства

Валовая выручка

Полная сумма денежных поступлений от реализации продукции, работ, услуг и материальных ценностей

Показатель классифицируется по источникам поступлений, по направлениям предпринимательской деятельности

Валовая прибыль

Остаток валовой выручки после вычета фактических затрат

Показатель используется для оценки эффективности расходов, выявления резервов и лимитов

Налоги (НДС, налог на имущество, прибыль, транспорт и прочее)

Сумма налоговых обязательств, сборов, взносов, обязательных к исчислению и уплате

Оценка налоговых обязательств с учетом роста или снижения объемов предпринимательской деятельности. Рассчитывается с учетом действующего фискального законодательства

Чистая прибыль

Разница между валовой прибылью и исчисленными налоговыми обязательствами

Показатель является результатом деятельности предприятия за конкретный период времени. Используется для сравнения с установленными плановыми показателями. При наличии отклонений руководитель принимает решение об увеличении/сокращении производства (реализации), изменении структуры расходов и т.д

Рассмотрим на примере.

Согласно данным таблицы, мы можем проанализировать отклонение фактических показателей доходов и расходов от установленного плана на 1-е полугодие. Аналогичным образом можно проанализировать показатели по основной деятельности или другим направлениям предпринимательской деятельности.

Отличия управленческого и финансового учета

Всем известно, что на предприятии обычно осуществляется финансовый учет. И многие даже путают данные понятия, так как считают, что они являются идентичными. На самом деле это не так. Все дело в том, что финансовый учет провоцирует определение показателей финансового характера. И выполняется для того, чтобы в дальнейшем осуществлять необходимые выплаты взносов и пр. Управленческий учет также базируется на анализе определенных финансовых показателей, но он направлен на то, чтобы модернизировать и видоизменить систему управления таким образом, чтобы предприятие при минимальных инвестициях могло получать весьма ощутимые результаты. Вот список основных отличий:

Управленческий учет не является обязательным

Тут нужно сказать о том, что финансовая отчетность определена на законодательном уровне. И все предприятия непременно должны осуществлять ведение данных документов, предоставлять их в соответствующие инстанции и пр. В случае, если документация не будет вестись могут возникать серьезные трения с государственными структурами, что чревато формированием значительных штрафов. Нужно также сказать о том, что управленческий учет осуществляется исключительно по желанию руководителя компании и администрации. То есть, не существует никаких законодательных актов, которые бы определяли необходимость ведения данного варианта учета. По сути, его используют исключительно с той целью, чтобы в дальнейшем обеспечить правильную структуру управления предприятием, с целью получения более эффективных параметров работы.

Открытость информации

Если речь идет о финансовой документации, то она содержит в себе открытую информацию. В определенных случаях законодательство даже предусматривает необходимость публикации своеобразной отчетности для тех компаний, которые являются публичными. Что же касается управленческого учета, то вся информация, которая в нем содержится является индивидуальной и закрытой. Никто не может обязать вас предоставить данную информацию для общественного изучения.

Четкость и точность информации

Финансовая отчетность формируется на основании четко проработанных методик

И тут очень важно, чтобы информация, которая в них содержится была максимально четкой и точной. Соответственно, определенные погрешности в такой отчетности могут стать причиной возникновения серьезных проблем с контролирующими инстанциями

Что же касается учета управленческого типа, то в данной ситуации определенные показатели могут быть вовсе приблизительными. Ведь в данном случае важным является не расчет окончательных параметров, а получение общей информации, как обоснования определенных действий, как основы преимущества развития и пр.

Сроки и периодичность

Как вы знаете, для финансовой документации определены четкие сроки и периодичность ее предоставления в государственные инстанции для осуществления полноценного контроля за деятельностью предприятия с позиции уплаты налогов, а также отчислений социального характера. Управленческие отчеты могут сдаваться в совершенные иные сроки, которые определяются исключительно администрацией.

Особенности управленческого, бухгалтерского и финансового учетов

Для полноценного и эффективного управления организацией вести только бухучет недостаточно. Бухгалтерская отчетность, в силу своей периодичности и необходимости соответствовать жестким требованиям законодательства, не обеспечивает управленцев исчерпывающей информацией. Она отражает уже свершившийся факт и не позволяет учитывать перспективы и динамику развития организации. Однако использование данных бухучета позволяет применять различные формы учета, в том числе и управленческого.

Управленческий учет строго зависит от показателей финансового, так как первичные данные бухучета являются основой для анализа и прогнозирования. Отличия представлены в таблице:

Показатель

Управленческий учет

Финансовый и бюджетный учет

1

Цель учета

Формирование информации для эффективного управления учреждением (перспективы развития)

Формирование своевременной, достоверной и полной информации о ФХД организации, для составления финансовой отчетности, контроля и определения резервов (отражение свершившихся фактов)

2

Пользователи информации

Учредители, руководители всех уровней, специалисты

В основном, внешние пользователи

3

Обязательность

Не обязательно

Обязательно

4

Правила

Устанавливаются организацией самостоятельно

Утверждены общепринятые нормы, требования и стандарты

5

Степень точности информации

Допустимы приблизительные (прогнозные) показатели

Достоверные, документально подтвержденные сведения

6

Периодичность

Устанавливается организацией самостоятельно

Ежемесячно, ежеквартально, ежегодно (согласно действующим инструкциям, нормам)

7

Ответственность за своевременность и достоверность

Не предусмотрена

Предусмотрена административная и уголовная ответственность за нарушение правил ведения ФУ и БУ (нарушение сроков, искажения данных, непредоставление)

8

Регламентирующий орган

Минэкономразвития России, на уровне рекомендательных писем и разъяснений

Министерство Финансов России

Кто пользователь информации

Основными пользователями рассматриваемой информации являются руководители компании, компетентные принимать управленческие решения (т.е. за пределы организации данная информация не выходит и, более того, в большинстве случаев составляет коммерческую тайну, охраняемую законом). В таблице ниже рассмотрим, кто и какие данные употребляется во благо деятельности фирмы:

№ п/п Должностное лицо Вид используемых сведений
1 Руководитель компании (в частности, генеральный директор, член совета директоров и др.) Отчет о деятельности всей компании в целом и ее структур в частности; аналитические данные о том, что послужило причинами именно таких показателей деятельности хозяйствующего субъекта; прогнозируемые результаты деятельности; планы дальнейшей работы организации с учетом внутренних и внешних факторов
2 Руководители филиалов, представительств и структурных подразделений фирмы (отделов, секторов управлений и т.п.) Результаты деятельности соответствующих филиалов, представительств или подразделений; планы финансово-хозяйственной деятельности и прогнозы развития; информация о конкурентах и производимом или продукте
3 Персонал, не обладающий руководящими функциями Обобщенная информация о деятельности организации и/или конкретного подразделения (в частности финансово-хозяйственные результаты, оценка эффективности и т.п.), планы деятельности и дальнейшего развития

Управленческий учет: понятия, цели и задачи

Упорядоченная система сбора, обработки и анализа информации о финансово-хозяйственной жизни организации с целью принятия управленческих решений представляет собой систему управленческого учета (далее — УУ). Основная цель — вовремя получать достоверную и полную информацию в форме отчетов. Готовят их для учредителей и руководителей организаций всех уровней, а используют для планирования, управления и контроля деятельности организации.

К задачам относят:

  • контроль ресурсов;
  • контроль и анализ деятельности организации;
  • планирование;
  • прогнозирование и оценка прогнозов.

Ошибочно полагать, что управленческий учет применяется в обязательном порядке. Действующее законодательство не устанавливает жестких требований к организации и ведению УУ. Поэтому можно применять любые формы оптимизации достижения результата. Но принятые решения должны опираться на специфику организации, внешние и внутренние условия, потенциал развития.

В организации могут применяться разные методы, она может самостоятельно разработать их. Наиболее широкое распространение получили такие методы:

  • калькуляция себестоимости;
  • определение точки безубыточности;
  • бюджетирование;
  • попроцессный метод (расчет затрат попроцессно);
  • позаказный метод (расчет затрат проекта);
  • нормативный расчет затрат;
  • директ-костинг (себестоимость определяется прямыми затратами, а накладные относятся на реализацию).

В основной деятельности ведение УУ позволит выявить и снизить неэффективные затраты, рационально распределить бюджет, получить оперативную информацию о хозяйственной деятельности.

Пример. Бюджетное учреждение СДЮСШОР «Аллюр» помимо выполнения муниципального задания оказывает платные услуги по обучению верховой езде. Управленческий учет позволит оперативно реагировать на изменения внешних условий (спрос) и снижать или увеличивать объемы услуг: изменять график работы или тренерский штат. В итоге — повышать прибыльность и финансовую устойчивость.

ВАЖНО!

Данные УУ являются строго конфиденциальной информацией и не подлежат разглашению — это основное ограничение в организации управленческого учета. Если деятельность организации связана с государственной тайной, обязательно согласуйте порядок ведения и представления отчетности с учредителями организации.

Подход «издержки — выгода»

Достаточно часто бухгалтерам приходится сталкиваться с необходимостью подготовки сведений для обеспечения наиболее рационального распределения имеющихся ресурсов. К примеру, может возникнуть вопрос: приобрести новое программное обеспечение либо привлечь специалиста, который обновил бы существующее? Решение такого рода задач целесообразнее осуществлять с использованием подхода «затраты — выгода». Основным критерием выбора альтернативного варианта будет являться увеличение ожидаемой прибыли над предполагаемыми издержками. Например, компания планирует внедрение новой системы бюджетирования. Ранее на фирме действовала схема, включавшая сбор фактических сведений, и малоформализованная модель планирования. В качестве основного достоинства внедрения новой системы бюджетирования будет выступать то, что руководители отделов получат возможность вести регулярное формализованное прогнозирование. В этом случае доходы от схемы, которые будут получены, превысят издержки на подготовку сотрудников, закупку оборудования и так далее.

Отчеты по денежным средствам

Отчет по движению денежных средств

Стоит отметить, что отчет о движении денежных средств может формироваться двумя способами: прямым и косвенным.

Косвенный способ предполагает пересчет остатка денежных средств с помощью анализа отчета о доходах и расходах (величина полученной прибыли в периоде плюс амортизация) и статей баланса (величина немонетарных статей – задолженностей, запасов, прочих активов и пассивов). Этот способ формирования ОДДС хорош для анализа уже свершившихся фактов коммерческой деятельности и ответа на вопрос собственников: «Прибыль есть, а где деньги?»

Мы же в статье обратимся к отчету о движении денежных средств построенному прямым способом, т.е. напрямую по движению денежных средств.

У такого способа построения есть немало преимуществ:

  • он понятен не только финансисту, но и любому здравомыслящему менеджеру;
  • он дает возможность заглянуть «внутрь» цифр, «провалиться» до первичной проводки;
  • на его основании легко делать прогноз.

Форма отчета о движении денежных средств, представленная в таблице 9, очень похожа на форму отчета о доходах и расходах, но строки в ней – это поступления и выплаты, а не начисления. В отчете не будет немонетарных статей (в т.ч. амортизации), но появятся статьи движения средств, не отраженные в отчете о доходах и расходах (такие как выплаты дивидендов, НДС, например).

Таблица 9. Отчет о движении денежных средств 

Статьи ДДС Январь Февраль Март Апрель Май
Остаток ДС на начало
ПОСТУПЛЕНИЯ
Оплата от покупателя
Прочие поступления
ВЫПЛАТЫ
Оплата поставщику
Выплата заработной платы
Оплата налогов и соцвзносов
Прочие выплаты
Проценты к уплате
Поступление и возврат кредита
Выплаты дивидендов
Остаток ДС на конец

Формировать отчет о движении денежных средств прямым способом можно чаще чем раз в месяц, так как он не зависит от закрытия финансового периода, но всегда нужно пользоваться критерием целесообразности. С помощью возможностей 1С можно настроить автоматическое формирование отчета, при условии, что первичные платежные документы вносятся с использованием статей движения денежных средств.

Операционные отчеты управления денежными средствами

В этой группе лидирует платежный календарь, как наиболее удобный инструмент работы с платежами и поступлениями.

Суть платежного календаря – с помощью наглядной визуализации обеспечить сотрудника ответственных за проведение платежей (назовем его казначеем) информацией о ликвидности предприятия в ближайшие дни (недели).

Форма платежного календаря полностью повторяет отчет о движении денежных средств, но составляется от очень подробно с тем, чтобы каждый приход / выплата денежных средств могли быть раскрыты и обработаны. Казначей должен иметь возможность запланировать реестр платежей по дням оплаты, исходя из запланированных приходов и остатков денежных средств на счетах. Ведется такой календарь ежедневно.

В стандартных конфигурациях 1С не реализована возможность ведения платежного календаря, но она есть во многих разработанных решениях для 1С. Благодаря этим решениям предприятие проводит согласование платежей в электронном виде через заявки на оплату. Согласованные заявки на оплату являются той базой, из которой казначей формирует реестры на оплату на тот или иной день. Как только платеж выполнен, он переходит в состав платежных поручений исполненных и уменьшает остаток на расчетном счете. Весь процесс проходит с минимальным вмешательством ручного труда.

Бюджет движения денежных средств

Если предприятие ведет бюджет доходов и расходов, то в планировании бюджета денежных средств либо нет необходимости (если кассовые разрывы невелики), либо он может быть сформирован практически в автоматизированном режиме.

Говоря об автоматизации, я имею в виду, что бюджет доходов и расходов заполнен в 1С и заполнены так же сроки оплаты по основным договорам с покупателями и поставщиками. Тогда планирование денежных средств превращается в легкий процесс:

Запланировали выручку -> программа посчитала оплату от покупателя исходя из сроков оплаты в договоре.

Запланировали расходы -> программа посчитала оплату поставщику исходя из сроков операционного цикла и сроков оплаты в договоре.

Статья получилась обзорная по множеству управленческих отчетов, которые вы можете использовать в своей работе. Выбирайте те, которые применимы именно для вашей отрасли и внедряйте их в ежедневную деятельность и успех в постановке управленческого учета на предприятии вам обеспечен.

Требования к информации

В управленческом учёте предъявляются высокие требования к предоставляемой информации. Информация, предоставляемая принимающему решения человеку, должна быть полной для принимаемых решений, и в то же время краткой. Чем больше объём информации, тем больше информации остаётся без внимания, при отсутствии вспомогательных механизмов (систем автоматического принятия «качественных» решений по теории принятия решений). При этом в большинстве случаев оперативность предоставления информации важнее её точности (именно точности, а не достоверности), например, лучше сегодня получить данные о том, что доля постоянных затрат приблизительно равна 12 %, чем через неделю более точные данные, свидетельствующие о 12,33 %.

Методы и принципы управленческого учета

Организация информирования субъектов о сведениях управленческого учета осуществляется на каждом предприятии по-разному. Это обусловлено тем, что современное законодательство не регламентирует данный вопрос. Метод управленческого учета определяется на основании нюансов функционирования конкретной компании. В частности, предприятие может выбрать один из таких вариантов рассматриваемого вида учета:

Определение точки безубыточности. То есть, управленческие бухгалтера должны определить указанную точку, когда компания достигает «нуля» относительно понесенных затрат, после чего доходы покрывают и превышают понесенные издержки.
Планирование разных видов бюджетов. Предполагается релевантное распределение ресурсов предприятия на уместные цели

При этом наибольшее внимание уделяется распределению финансов.
Исчисление расходов на процессы. Применяется при наличии четких производственных циклов, когда изготовляемый товар по большей части идентичен, а результат труда может соотносить с временными затратами рабочих.
Позаказный метод

Подразумевается исчисление затрат на каждый конкретный проект. Наиболее удобный способ при осуществлении компанией разовых работ.
Попередельный метод. Используется на производствах, в которых четко прослеживаются конкретные рабочие циклы. Подразумевается, что каждый такой цикл можно анализировать и оценивать отдельно.
Нормативный вариант учета затрат. Предполагается, что бухгалтер устанавливает норму себестоимости и исчисляет максимально возможный объем отклонений в обе стороны. В соответствии с данным планом в дальнейшем и происходит производство продукции.
Инвентарно-индексный метод учета затрат. Для этого анализируются сведения инвентаризации, проводимой по завершению отчетного периода.
Директ костинг. Подразумевается отделение накладных затрат от производственных в процессе выявления себестоимости.

Однако важно понимать, что даже если современное законодательство не регламентирует вопросы ведения управленческого учета на предприятии, компании, которые выбирают вести данный вид учета, должны наладить такую систему, которая бы соответствовала международным нормам и принципам. Именно в таком виде управленческий учет сможет показать свою эффективность и выгодность

В частности, к основным принципам управленческого учета уместно отнести:

  • коммуникативность. Для получения руководителем полной информации о конкретной сделке или производственном процессе, об их уместности и перспективной выгоде подразделения компании должны оперативно передавать подлинную и проверенную информацию друг другу;
  • релевантность. Административный аппарат компании должен получать только уместную в конкретной ситуации информацию;
  • анализ. Наличие информации – это необходимый этап, однако сама по себе информация не несет той ценности, которая позволяет принять уместное управленческое решение. Сведения должны быть проанализированы, на их основании также должны быть рассмотрены несколько сценариев той или иной бизнес-проблемы. В результате анализа всех вариантов событий, управленец определяет альтернативную выгоду или убытки, и решает, как именно необходимо поступить в интересах предприятия;
  • доверительность. Ввиду того, что сведения управленческого учета представляют собой коммерческую тайну, они должны передаваться доверенным лицам. При этом рассматриваемую информацию также необходимо обеспечить должным уровнем защиты от конкурентов и недобросовестных пользователей.

Главные правила

Для успешной подготовки сведений для принятия сложных решений следует:

  1. Использовать подход «издержки — выгода». Речь, в частности, идет о распределении ресурсов на те альтернативные варианты, которые в максимальной степени будут способствовать достижению первостепенных целей компании, но в то же время являются наименее затратными.
  2. Относиться к поведению сотрудников так же внимательно, как и к техническим аспектам. Не следует недооценивать роль коллектива и отдельных служащих в эффективности контроля и планирования. Самим сотрудникам следует помнить о том, что схемы управления не ограничиваются исключительно техническими параметрами (к примеру, типом программного обеспечения или частотой составления отчетов).
  3. Использовать различные средства на разные цели. Здесь следует сказать, что не всегда концепция учета расходов для внешней отчетности будет соответствовать той, которая применяется для составления внутреннего баланса компании.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий