Все, что нужно знать о хранении фэс и укэп в росфинмонторинг

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

  • Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
  • Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
  • Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

  • на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
  • на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
  • третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

  • Для электронной документации не нужна бумага.
  • Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
  • Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

  • для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
  • для ведения кадровой документации;
  • для финансовой отчетности и уплаты налогов;
  • при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

  • подать заявление/жалобу/запрос;
  • подтвердить подлинность отсылаемых документов;
  • оплатить расходы/налоги/сборы;
  • провести платеж/ перевод денег
  • послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

  1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
  2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
  3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
  4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
  5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

В чем различия квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП

Разница между ними заключается в следующем: ЭЦП первого типа включает в себя все признаки неквалифицированной, но дополняется сертификатом безопасности ключа. Этот незначительный факт существенно влияет на безопасность и сферу применения.

НеквалифицированнаяКвалифицированная

Создается в результате криптографического преобразования информации и с использованием средств ЭЦП.

Позволяет определить подписавшее лицо и обнаружить внесение изменений в цифровой документ.

Обладает признаками неквалифицированной.

Для ее создания требуются средства ЭЦП, обладающие подтверждением в соответствии с требованиями закона.

Есть ключ проверки, он указан в сертификате.

Обновление квалифицированной подписи

Усиленная квалифицированная ЭЦП имеет свой срок действия – 12 месяцев. В этот период можно ею подписывать электронные документы. Ещё она подойдет для:

  • входа на сайт Госуслуг (и всех дополнительных порталов);
  • взаимодействия с налоговой (в том числе отправка финансовой отчетности без посещения отделения);
  • оплаты штрафов;
  • запроса справок и выписок.

А вот для участия в электронных торгах на большинстве площадках требуют, чтобы при подаче запроса на участие использовалась ЭЦП, до окончания срока действия которой осталось не менее 3 месяца. Соответственно, заблаговременно может потребоваться её обновить.

Предусмотрено два варианта как продлить действие квалификационной электронной подписи:

  1. Пройти процедуру продления.
  2. Получить новый ЭЦП (действие старого сертификата при этом аннулируется, допускается владеть только одной ЭЦП).

В большинстве случаев лучше именно продлевать. Это и дешевле, так как приобретать новый USB-идентификатор не потребуется, и быстрее. И, если нужно, потребуется также продлить лицензию на КриптоПро. Ранее созданные документы, подписанные устаревшим ЭЦП, все равно будут иметь свою юридическую силу.Что необходимо для продления? Обратиться в тот же удостоверяющий центр, в котором изначально получали квалифицированную усиленную ЭЦП. Хотя сейчас уже существуют УЦ, где можно обновить ЭЦП, выданный в другом удостоверяющем центре.

Суть технологии

Технология «облачной» электронной подписи базируется на 2 основных элементах: КриптоПро DSS 2.0* и КриптоПро HSM 2.0*, поддерживающие новый ГОСТ Р 34.10-2012. Подробнее о переходе на новый ГОСТ формирования электронной подписи можно прочитать в статье «Старт выпуска подчиненных сертификатов аккредитованных УЦ по новому ГОСТ».

* Продукты компании ООО «КРИПТО-ПРО» — лидера рынка производства и распространения средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и электронной подписи.

КриптоПро DSS — это сервер «облачной» ЭП, веб-интерфейс или, проще говоря, «оболочка», которую видит и с которой взаимодействует пользователь. КриптоПро DSS может использоваться как сам по себе, так и в составе других систем (ДБО, ЭДО, ЭТП, приложения для ПК и мобильных устройств), для интеграции с которыми предоставляются различные API (базовая часть интерфейса прикладного программирования, на основе которой легко надстроить нужный функционал в различных системах).

КриптоПро HSM — это программно-аппаратный криптографический модуль, предназначенный для безопасного хранения и использования секретных ключей ЭП удостоверяющих центров и пользователей. КриптоПро HSM выполняет операции формирования, проверки ЭП и вычисления значений хэш-функции, шифрования и расшифровки данных.

Реализованное компанией ООО «КРИПТО-ПРО» решение позволяет перенести ключ ЭП в «облако», позволяя владельцам обрести мобильность и забыть о риске компрометации подписи, потери токена и о ряде других сопутствующих проблем.

Что заверяет и какое лицо позволяет определить усовершенствованная цифровая подпись

Ответив на вопрос: что этот такое усиленная электронная подпись, можно понять, что прежде всего это возможность цифровой идентификации подписи с дополнительной защитой от несанкционированного использования.

О том, как подписывать электронные документы, вы узнаете из нашей статьи «Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина».

В чем же особенность применения УКЭП? Попробуем разобраться – ведь сегодня ее использование чрезвычайно распространено. Это объясняется прежде всего тем, что с 2015 года, в соответствии с изменениями, внесенными в налоговое законодательство, практически вся отчетность подается в электронной форме по ТКС через оператора.  

Об актуальных правилах подачи налоговых деклараций читайте в нашей статье «Ст. 80 НК РФ: вопросы и ответы».

Кроме деклараций при помощи УКЭП также подписывается отчетность, передаваемая в ПФР и внебюджетные фонды.

ВНИМАНИЕ! В ПФР с 2020 сдается новая форма — СЗВ-ТД. Если сотрудников 25 и более, отчет примут только в электронном формате, заверенный усиленной ЭЦП

Подробнее о нововведниях читайте здесь.

Усиленная электронная подпись позволяет определить или идентифицировать человека, который подписал электронный документ, а также сообщить о факте внесения правок в уже подписанный текст этого документа.

Теперь выясним, где еще обязательно должна применяться УКЭП:

  • Ряд финучреждений обязаны передавать отчетность как о своей деятельности, так и о своем персональном составе по ТКС, если используется усиленная электронная подпись — об этом говорится в распоряжениях Центробанка. Речь идет о ломбардах, микрофинансовых учреждениях, кооперативах потребительского кредитования. Также по требованию Центробанка отчетность, подписанная УКЭП, должна предоставляться клиринговыми и страховыми компаниями, кооперативами, работающими в сфере сельскохозяйственного потребительского кредитования.
  • Некоторые документы, в том числе акт о проверке, решение об установлении обеспечительных мер, назначение экспертизы и требование о предоставлении пояснений, пересылаются налогоплательщику в электронной форме. Документы подписываются налоговой при помощи усиленной электронной подписи  (приказ ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@).  
  • Необходимость подписания электронных счетов-фактур (в т. ч. и корректировочных) УКЭП прямо оговорена в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса. Предусмотрена возможность индивидуального обращения налогоплательщика в ФНС с запросом по ТКС, при этом само обращение должно быть подписано УКЭП (приказ Минфина от 26.12.2013 № 138н).  

Об особенностях подписания счетов-фактур вы сможете узнать из нашей статьи «Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?».

  • При электронном обращении за предоставлением ряда государственных и муниципальных услуг заявители должны подписывать свои заявления УКЭП. В частности, это касается запроса о лицензировании и других не менее важных госуслуг (постановление Правительства РФ от 25.08.2012 № 852).
  • В случае трудоустройства на дистанционную работу сотрудник должен будет общаться с работодателем при помощи ТКС, при этом под всеми передаваемыми документами должна стоять ЭЦП (ст. 312.1 Трудового кодекса).
  • Подготовленные нотариусом электронные документы заверяются его УКЭП. Сведения по совершаемым нотариальным действиям передаются затем в единую информсистему нотариата (ст. 11 закона от 11.02.1993 № 4462-1).

Что такое ключи ЭП

После подписания договора с удостоверяющим центром покупателю предоставляется сертификат, подтверждающий право использовать ЭП и два ключа. Первый ключ используется для создания подписи, а второй используется для проверки заверенных документов. Также пользователю передается специальное компьютерное приложение для зашифровки информации. Срок действия лицензии составляет ровно один год.

Каждый из ключей является уникальной последовательностью символов, которые используются в процессе шифрования

Важно обратить внимание, что все ключи парные. Это означает, что открытый ключ можно использовать только с идущим в комплекте закрытым ключом. Закрытый ключ используется для создания самой подписи

Согласно установленным правилам, данный ключ не подлежит разглашению, поскольку эта информация может помочь подделать подпись. Как правило, для хранения ключей используются физические носители (USB-флешки). Важно обратить внимание на то, что закрытый ключ следует хранить на носителе, имеющем несколько степеней защиты

Закрытый ключ используется для создания самой подписи. Согласно установленным правилам, данный ключ не подлежит разглашению, поскольку эта информация может помочь подделать подпись. Как правило, для хранения ключей используются физические носители (USB-флешки)

Важно обратить внимание на то, что закрытый ключ следует хранить на носителе, имеющем несколько степеней защиты

Открытый ключ используется для расшифровки УКЭП. Именно данное устройство позволяет определить подлинность документа. Человеку, получившему электронную подпись, необходимо разослать открытый ключ, все контрагентам, которые будут использовать его для расшифровки корреспонденции.

При потере или порче устройства, где хранится закрытый ключ, следует сделать блокировку устройства. Для этого необходимо обратиться в УК и попросить аннулировать сертификат

Важно отметить, что документы, заверенные до этого момента, не потеряют своей законной силы, поскольку в ЭП содержится штамп, с временной отметкой

Как получить электронную подпись

Работа с удостоверяющим центром

Чтобы оформить электронную подпись для торгов:

  1. Оплатите счет.
  2. Подготовьте запрошенные специалистом удостоверяющего центра документы.
  3. Получите сертификат ЭП.

Чтобы получить электронную подпись, вам потребуется от одного до трех рабочих дней.

Обязанность УЦ — удостовериться в корректности данных. Это очень важная часть процедуры, и ее соблюдение гарантирует дальнейшее признание юридической силы электронной подписи.

Какие документы нужны, чтобы получить электронную подпись:

  • заявление на изготовление электронной подписи;
  • документы должностного лица, на имя которого оформляется сертификат (паспорт, СНИЛС, ИНН, доверенность на совершение действий, которые определены областью использования электронной подписи);
  • доверенность на получение сертификата, если тот, на чье имя оформляется сертификат, лично не приходит в удостоверяющий центр.

В отдельных случаях удостоверяющий центр может дополнительно запросить правоустанавливающие документы юридического лица и заявителя (учредительные документы/устав, выписку из ЕГРЮЛ, копию документа о назначении руководителя организации).

При первичном получении сертификата ЭП требуется личное присутствие будущего владельца сертификата или его доверенного представителя. При визите в удостоверяющий центр они должны предъявить паспорт для удостоверения личности.

Выбор ответственного лица

Бесплатные вебинары по 44-ФЗ, 223-ФЗ

Участие в закупках. Изменения. Эксперты-практики в Школе электронных торгов
Посмотреть расписание

Электронная подпись для участия в закупках оформляется на руководителя, чтобы он мог зарегистрировать организацию в ЕИС. А также на того, кто будет непосредственно работать на электронных торговых площадках: на специалиста по закупкам, бухгалтера и пр. Если директор сам занимается закупками, одной подписи будет достаточно.

Хранение электронной подписи

Электронная подпись состоит из трех файлов: открытых и закрытых ключей и сертификата. Закрытый ключ формирует электронную подпись и защищен паролем. Открытый ключ нужен для проверки подлинности подписи получателем документа. Сертификат содержит данные о владельце ЭП и сфере применения.

Все данные хранятся на специальном носителе — токене, на котором обязательно задается пароль. Токен безопаснее, чем флешки или карты памяти, так как даже при утере или краже токена без знания пароля никто не сможет воспользоваться вашей электронной подписью

Поэтому важно никому не сообщать пароль от токена

Ответственность за использование ЭП лежит на его владельце. В случае кражи или утери токена с ключом и сертификатом ЭП нужно немедленно обратиться в удостоверяющий центр, который его выдал, — это необходимо, чтобы предотвратить использование подписи злоумышленниками.

Я получил сертификат. А что дальше?

После пройдите аккредитацию в ЕИС, если вы планируете участвовать в госзакупках, или на коммерческой ЭТП, где планируете работать. Процедура может занять до пяти дней — сделайте это заблаговременно. Торговые площадки для компании с госучастием и коммерческих организаций вправе выдвинуть свои требования к участникам.

Что необходимо предоставить для получения усиленной квалифицированной подписи

Усиленная подпись – это мощный, реально работающий программный инструмент, который гарантирует достоверность любого документа. В нашу жизнь данная практика пока что широко не вошла, но все технологические предпосылки для этого уже готовы. А значит, само получение такого сильного с юридической точки зрения инструмента, как усиленная квалифицированная подпись, должно сопровождаться предоставлением в адрес специализированных удостоверяющих центров (выдающих рассматриваемые сертификаты) изначальных первичных документов.

Эти бумаги должны не только подтверждать личность будущего реципиента квалифицированной подписи, но на их основании должна проводиться проверка его правовой дееспособности (правомочности). Разберем последовательно, какие документы потребуются в данном случае различным категориям лиц.

Для физических лиц

Усиленная электронная цифровая подпись вручается пользователю исключительно лично. Это обстоятельство невозможно обойти, даже если причиной является наличие у реципиента ЭЦП серьезного заболевания, не позволяющего ему посетить удостоверяющий центр.

Первое, что необходимо предоставить – это общегражданский российский паспорт. Кроме того, дополнительно понадобятся:

  1. Свидетельство пенсионного страхования – СНИЛС.
  2. Свидетельство постановки на учет в налоговом органе – ИНН.

Предоставление указанных документов сопровождается написанием заявления, после чего сертификат ключа проверки ЭЦП на проверенном (чистом) носителе выдается на руки пользователю. Как правило, флеш-карта передается на следующий рабочий день после внесения оплаты по государственному тарифу (плюс взимается собственная комиссия удостоверяющего центра).

Усиленная ЭЦП имеет ограниченный срок действия. Он зависит от применяемого средства криптографической защиты, а также практики смены ЭЦП, заведенной в каждом конкретном удостоверяющем центре. Как правило, это 1 год. Однако это не значит, что после прекращения действия сертификата электронные подписи, созданные в этот срок, теряют свою действительность. Просто обычно выходит обновление программного средства криптографической защиты, поэтому требуется пройти процедуру получения обновленной ЭЦП еще раз.

Для юридических лиц

Усиленная ЭЦП для юридических лиц требует предоставления 2 комплектов документов:

1. Уставных:

  • Устава и Учредительного договора предприятия.
  • Решения о создании фирмы и о назначении ее исполнительного органа.
  • Свидетельства ОГРН, ИНН фирмы, а также цепочки свидетельств ЕГРЮЛ со всеми вносимыми изменениями.
  • Свидетельства о постановке компании на учет в органе статистики.

2. Документов на физических лиц, имеющих право финансовой подписи в компании. Это Генеральный директор и Главный бухгалтер:

  • Общегражданские паспорта указанных лиц.
  • Их свидетельства СНИЛС.
  • Личные свидетельства ИНН.

Выдача усиленной квалифицированной ЭЦП обычно осуществляется через неделю после предоставления в удостоверяющий центр всех указанных документов. Этот период времени необходим для проверки предоставленных данных.

Для ИП

Помимо документов, подтверждающих личность самого предпринимателя, в удостоверяющий центр требуется предоставить свидетельство ОГРН на ИП, а также номер записи о гос. регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. Также необходимо предоставить его личное свидетельство ИНН.

По времени здесь существует единый норматив – не более 3 дней на предоставление усиленной ЭЦП. Однако, если ИП состоит на ОСНО (общей системе налогообложения), то процедура проверки может растянуться до 10 календарных дней, так как в этом случае в органах ФНС будет подтверждаться корректность ведения индивидуальным предпринимателем бухгалтерского и налогового учета (в частности, администрирование им налога на добавленную стоимость).

Нормативно-правовое поле использования электронной подписи

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен электронными документами:

  1. Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
  2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
  3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
  4. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, а также разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде и регулирует их использование.
  5. Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
  6. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленное выше законодательство составляет основу обмена электронными документами между организациями. Для того чтобы начать обмен необходимо подключиться к оператору электронного документооборота или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Специально для бухгалтеров мы подготовили сборник статей:

  • Глава 2. «Бухгалтеру об электронной подписи»

  • Глава 3. «Электронные документы — факты, законы и важные
    нюансы»

  • Глава 4. «Электронная налоговая отчетность: особенности
    взаимодействия с ФНС»

  • Глава 5. «Хранение электронных документов: где и как»

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронная цифровая подпись и нужна ли она вам. Также вы можете изучить раздел о том, как перейти на электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.

Как использовать

ЭП усиленного типа необходимо использовать исключительно в тех сферах, которые непосредственно перечислены в квалифицированном сертификате.

Владельцу такой подписи необходимо обеспечивать максимально возможную конфиденциальность ее ключа.

В случае если конфиденциальность такого ключа была нарушена, необходимо в течение одного рабочего дня проинформировать о случившемся удостоверяющий центр и вторую заинтересованную сторону, с которой осуществляется переписка.

Не следует пользоваться ключом электронной подписи в том случае, когда имеются основания подозревать, что конфиденциальность ключа может быть нарушена или же срок действия удостоверяющего сертификата уже истек (в некоторых случаях действие сертификата может быть приостановлено или же документ может быть аннулирован).

Для проверки электронной подписи необходимо применять только те средства, которые соответствуют действующему законодательству.

Если же сертификат усиленной ЭП попал в руки посторонних лиц или же утратил свою законную силу вследствие того, что юридическое лицо изменило свои реквизиты, а также при других обстоятельствах, необходимо отозвать ключ усиленной ЭП.

Для этого нужно просто обратиться в удостоверяющий центр, специалисты которого помогут найти решение этой проблемы.

Таким образом, усиленная электронная подпись – это новое и эффективное решение многих проблем документооборота. Наличие такой подписи –непременное условие, без которого невозможно проводить работу с порталом государственных услуг, а также отправку любого рода документации через Интернет. Такая подпись, являющаяся современным аналогом традиционной рукописной подписи, позволяет существенно экономить время, а иногда и деньги.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий