Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку

Исправляем содержание трудовой книжки

Выявить ошибку могут через много лет при очередном мониторинге, но исправить ее надо обязательно. Общий алгоритм внесения изменений выглядит таким образом:

  • в 1-м столбце сразу же после последней записи ставится следующий порядковый номер;
  • во 2-м столбце указывается дата внесения изменяющей записи (даже если речь идет об исправлении даты ошибочной записи);
  • в 3-м столбце сначала вписывается фраза «Запись № ___ недействительна» после чего указывается верная информация;
  • в 4-м столбец вносятся данные того документа, который обосновывает исправление (в большинстве случаев — тот же документ, на основании которого была внесена первоначальная запись).

Ниже мы разберем частные случаи внесения изменений.

Ошибка в названии организации

Кадровик может по невнимательности поставить печать другой организации или допустить ошибку в наименовании. Прямо этот вопрос не урегулирован, однако по аналогии с п. 3.2 раздела 3 Инструкции исправление можно произвести таким способом:

Сведения о работе

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую…

Наименование, дата и номер документа…

Число

Месяц

Год

1

2

3

4

Общество с ограниченной

ответственностью «Лепард»

(ООО «Лепард»)

5

02

10

2019

Принят на должность охранника

Приказ № 13-к от 02.10.12

В названии организации ошибка.

Правильное название: общество с

 ограниченной ответственностью

«Лепард-2» (ООО «Лепард-2»)

Недочеты такого типа, а также грамматические ошибки исправляются по общей схеме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сведения о работе

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую…

Наименование, дата и номер документа…

Число

Месяц

Год

1

2

3

4

Общество с ограниченной

ответственностью «Лепард»

(ООО «Лепард»)

5

03

10

2019

Принята на должность секретаря

Приказ № 7-к от 02.10.2019

6

04

10

2019

Запись № 5 недействительна.

Приказ № 7-к от 02.10.2019

02.10.2014 принята на должность

менеджера

Обратите внимание: здесь неверно изложена информация из приказа, поэтому дата и номер действующего приказа переносятся. В противном случае в столбце 4 необходимо было бы указать реквизиты нового приказа

Подпишитесь на рассылку

Пропущена запись

Пропущенную запись можно внести в трудовую книжку в любое время, как только стало о ней известно. При этом все остальные записи, которые должны были идти за пропущенной, являются верными, ничего признавать недействительным не надо.

Сведения о работе

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую…

Наименование, дата и номер документа…

Число

Месяц

Год

1

2

3

4

Общество с ограниченной

ответственностью «Лепард»

(ООО «Лепард»)

5

03

10

2019

Принята на должность секретаря

Приказ № 9-к от 02.10.2019

6

04

10

2019

Пропущена запись: 12.09.2017

Приказ № 7-К от 12.09.2017

переведена на должность

 (ООО «Аякс»)

менеджера ООО «Аякс»

Выявление ошибки сразу после увольнения

В данной ситуации трудность состоит в том, что при увольнении закрывается так называемый блок (совокупность записей, сделанных одной организацией). Следовательно, чтобы внести последующие исправления, необходимо сначала в столбце 3 указать наименование организации, а потом вписать изменения по общему порядку. В противном случае будет непонятно кто произвел исправление. После совершения всех этих действий блок следует закрыть.

Если признаны незаконными увольнение или перевод на другую работу

В таком случае незаконную запись аннулируют в общем порядке. Если при этом сотрудник пожелает, то ему выдается дубликат трудовой книжки, в котором вообще не будет подобных сведений.

Таким образом, признание записи недействительной — это основной способ исправления ошибок в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Общий порядок изменения регламентирован Правилами и Инструкцией, в нестандартной же ситуации кадровый работник может положиться только на свою грамотность и опыт.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Кадры». 

Особенности осуществления изменений в титульном листе

Обычно в титульные листы заносятся изменения (по п. 2.3 Инструкции), а не исправления. Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись на титульном листке? При первом оформлении титульного листа неточности и коррективы недопустимы. Если была занесена ошибка или неточность, то такой бланк требуется уничтожить, создав специальный акт, и использовать новый бланк. Можно прилагать к акту о ликвидации неправильных бланков и номер-подлинник, который предварительно вырезается из устраняемого бланка перед его устранением. Это служит официальным доказательством существования бланка с требуемым номером. Деньги за испорченный бланк с сотрудников не взимаются.

При внесении любых корректив важно помнить, что старые данные должны зачеркиваться одной линией, а новые данные – вноситься выше старых. Старые данные должны оставаться разборчивыми

На внутренней стороне трудовой необходимо оставлять ссылку на документ, регламентирующий внесение тех или иных изменений, а также подпись и печать ответственной организации или сотрудника кадрового отдела.

Запрещается осуществлять какие-либо коррективы в книжке на основании слов ее владельца. В качестве оснований могут выступать только различные документы личного характера:

  • паспорт}
  • свидетельство о расторжении брачных отношений}
  • свидетельство о браке}
  • идентификационный код и другие документы.

Информация в книжке сотрудников о профессии, образовании является неизменной, она может только дополняться. Если такая информация в трудовой отсутствует, требуется просто заполнить нужные строки.

Неточность при ведении трудовой книжки возможна и при внесении корректив титульного листа. Тогда изменения вносятся в обычном режиме, потому как зафиксированная информация не дополняет сведения о работе, увольнении или награждении. Ошибки внесения корректив титульного листа исправляются текущим работодателем на основании документа, регулирующего внесение таких поправок (п. 27 Правил). Некорректную запись требуется зачеркнуть одной аккуратной чертой и вписать правильную информацию. На обложке, с внутренней стороны, необходимо делать соответствующую запись с подробным примечанием коррективы. Эту запись необходимо обязательно заверить подписью и штампом организации.

Пункт 30 Правил запрещает делать замазывания, зачеркивания, подделывание ошибочных или некорректных записей в любых разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о должности или награждениях. Ошибочную или неточную запись просто признают недействительной и вписывают корректную информацию. Для этого соответствующие графы должны содержать следующее:

  • графа 1 – номер по порядку, идущий за последней записью}
  • графа 2 – дата осуществления записи}
  • графа 3 – указание о недействительности записи с номером и корректная запись}
  • графа 4 – номер приказа, на основе которого была осуществлена ошибочная запись. Если приказ был выдан с ошибкой и потом отменен, то вписывается номер и дата отменяющего его приказа.

Такой же порядок внесения корректив должен соблюдаться при исправлении всех ошибочных и некорректных записей – о поступлении на работу, награждении, увольнении. Сюда также относится информация об увольнениях, признанных недействительными Рострудинспекцией, судом или непосредственно работодателем. Необходимо наличие соответствующей ссылки на распоряжение или другой приказ работодателя о смене формулировок причин увольнения или восстановлении на работе.

В случае, когда требуется восстановить, следуя установленному порядку и нормам, непрерывный стаж труда на последней должности – в третьей графе с информацией о работе требуется наличие специальной записи. Одновременно, в четвертой графе необходимо указать ссылку на название документа, исходя из которого, была занесена информация, а также его номер, дата. Это требование регламентируется п. 3.4 Инструкции и п. 23 Правил.

Работник, согласно п. 33 действующих Правил, претендует на получение дубликата своей трудовой, где требуемая информация будет внесена правильно.

Законодательство

Российское законодательство допускает исправления в указанном документе.

Так, в главе 13 ТК РФ (ст. 77 – 84.1) включены корректные формулировки сведений, вносимых в трудовую работающего гражданина после заключения или расторжения трудового соглашения с работодателем.

Правила определяют способы корректировки сведений в трудовой. Базовые положения отражены в пунктах 26 – 30 Правил. Пункт 33 этого же документа разрешает выдачу дубликата ТК, при этом выявленная неверная информация не вносится.

Ошибка в заметках в трудовой книжке о приеме на работу

В Инструкции конкретизируются требования главы 13 Правил. В разделе 6 Инструкции определены особенности оформления ТК при расторжении трудового договора с работником по причине перевода или получением выборной должности последнего.

Порядок корректировки записи взаимосвязан с разделом ТК, в котором она оформлена. Как известно, ТК состоит из титульного листа и разделов с данными о работе, наградах, что обязаны учитывать при работе с ТК уполномоченные лица.

Как правильно исправить

Обычно ошибки находят или владельцы книжек, или ответственные за их заполнение люди, которые получили от непосредственного руководителя такие полномочия.

При нахождении ошибочной информации в разделе сведений о сотруднике, он должен собрать бумаги с правильными данными, это может быть паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке и другие документы.

Далее подается заявление на имя руководителя с просьбой внести исправление. Если помарка была отмечена владельцем слишком поздно, то ему нужно обратиться к предыдущему работодателю, по вине которого и была допущена ошибка, либо же идти в суд.

Ведь только эта инстанция сможет принять решение, согласно которому будет установлена принадлежность документа и скорректирована ошибочная запись.

При обнаружении владельцем книжки ошибки в сведениях о работе или награждениях, он должен действовать немного по другому.

В этой ситуации следует обратиться к тому работодателю, где он работал ранее и заявить о необходимости исправить допущенную ошибку.

Если увольнение произошло, и после него человек трудоустроился на новом месте, то естественно, что на руки книжку не выдадут.

Тогда следует подать предыдущему начальству заявление с просьбой выдать копии документов, которые позволят произвести коррекцию.

Нередко бывает, что организация уже не работает, и тогда все документы можно получить в городском архиве, по месту регистрации компании.

При исправлении вносятся изменения по графам, и следует правильно отразить всю информацию:

1 графа Номер записи
2-я строка Дата, когда вносятся правки
3 Причина внесения “Запись *номер* считать недействительной”, после чего говорится о верных данных;
4-я строчка Реквизиты распоряжения руководства, которое послужило основой для внесения информации

Одна запись может признать недействительными сразу несколько пунктов, поэтому необходимо указать, какие именно ошибки были допущены, и после этого опять-таки прописать нужную формулировку.

Эти действия не сильно отличаются, но некоторые нюансы в разных ситуациях все же существуют.

После увольнения

Неправильные сведения, внесенные работодателем, сотрудник может обнаружить сразу после увольнения, поскольку только тогда ему на руки выдается книжка.

Если человек внимательный, и не успел устроиться на работу, он может обратиться к прошлому руководителю, и тогда он:

Делает запись в графе сведений о работе В виде наименования организации, возобновляя тем самым блок от своего лица
Ставится текущая дата внесения коррекции
Запись признается недействительной И после нее говорится о верной информации
Проставляются реквизиты того приказа На основании которого были внесены новые сведения
Специалист-кадровик Ставит свою подпись вместе с владельцем книжки и заверяется это печатью организации, после чего блок закрывается

Недействительна дата трудоустройства сотрудника

Когда кадровик перепутал даты, ошибся в цифрах или допустил другие ошибки такого рода, ему конечно необходимо срочно исправить помарку, поскольку она может привести к проблемам с Пенсионным Фондом в дальнейшем.

Дата исправляется следующим образом:

На имя директора Пишется заявление с просьбой об исправлении
Делается приказ на правки С определенным внутренним номером
Кадровик Подтверждает недействительность и вносит верную информацию, а также основания для изменений
Специалист, осуществляющий правку Вписывает должность, инициалы и подпись, а также ставится печатка

Видео: как правильно исправить запись

Неправильная формулировка увольнения

Неправильное отражение причины увольнения можно исправить таким же образом, что и предыдущие варианты.

При отсутствии нового места работы обращение направляется предыдущему начальству, а при наличии места труда следует направить обращение от имени текущего руководства.

Правила внесения информации такие же, но если старая фирма отказывается внести правки, то следует оформить официальное письмо новому работодателю, и он по своим каналам получит подтверждающие бумаги.

В противном случае потребуется идти в суд, если никакие варианты больше не сработали.

Общие правила исправления неверных записей в трудовой книжке

Первостепенный постулат ведения трудовой книжки: ничего нельзя зачеркивать или замазывать! Любые исправления осуществляются только путем признания ошибочной записи недействительной.

Важно! Данный постулат не касается содержания титульного листа, так как заполнение этой части трудовой книжки регламентируется отдельными нормами. Ошибку исправляет допустивший ее работодатель или организация, в которой гражданин работает на момент обнаружения неверной записи. Во втором случае работник должен представить бумаги, обосновывающие исправление и исходящие от бывшего работодателя или иной официальной организации

Согласно нормам, регулирующим изучаемую нами процедуру, допускаются только оригиналы документов, а не копии

Во втором случае работник должен представить бумаги, обосновывающие исправление и исходящие от бывшего работодателя или иной официальной организации. Согласно нормам, регулирующим изучаемую нами процедуру, допускаются только оригиналы документов, а не копии

Ошибку исправляет допустивший ее работодатель или организация, в которой гражданин работает на момент обнаружения неверной записи. Во втором случае работник должен представить бумаги, обосновывающие исправление и исходящие от бывшего работодателя или иной официальной организации. Согласно нормам, регулирующим изучаемую нами процедуру, допускаются только оригиналы документов, а не копии.

Если бывшее предприятие реорганизовано, то исправляет неправильную запись или представляет бумагу-основание правопреемник. Если оно ликвидировано (это касается и работодателей — индивидуальных предпринимателей), то изменения вносятся по текущему месту работы, при этом по требованию сотрудника работодатель обязан помочь в сборе необходимых документов.

Для доказательства используются любые источники, кроме свидетельских показаний. Последние учитываются, если изменения обусловлены решениями суда или произошла массовая утрата трудовых книжек отдельной организацией (абз. 2 п. 29 раздела III Правил).

Статьи по теме:

  • Что такое аутстаффинг и когда он применяется

  • Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников

  • Расследование несчастных случаев на производстве: какие несчастные случаи подлежат расследованию и учету

  • Характеристика класса: рекомендации по написанию, образцы

  • Характеристика на воспитателя детского сада: как написать, структура, секреты написания, образец

  • Характеристика на руководителя, директора предприятия:образец и порядок составления

  • Аутстаффинг и аутсорсинг: основные отличия

  • Законна ли проверка сотрудников на полиграфе, можно ли отказаться проходить проверку на полиграфе

  • Управление предприятием

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

  • для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Избежать ошибок в оформлении бумаги можно, проявив внимательность к выполняемым обязанностям. Знание правил и основных законодательных актов убережет от штрафов и санкций со стороны государства.

Если сотрудник обнаружил ошибку — что ему делать?

Типичные ошибки в трудовых книжках находят их владельцы или сотрудники, наделенные полномочиями вести ТК, при увольнении, приеме и ревизии кадровых документов. Одна из самых распространенных ошибок: неправильно указана дата в трудовой книжке.

Если владелец ТК обнаружил ошибку на странице сведений о работнике, то ему необходимо:

  1. Собрать документы с верными сведениями (диплом, паспорт, свидетельство о браке или его расторжении и т.п.);
  2. Подать руководителю заявление с просьбой исправить ошибочную запись;
  3. Если дело касается неверно записанных предыдущим работодателем имени, отчества и фамилии, обратиться в суд для доказательства принадлежности ТК и корректировки записи.

Если владелец ТК обнаружил ошибку в блоках «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», то ему необходимо:

  1. Подать руководителю той организации, где сделали ошибку, заявление с просьбой исправить неверную запись в ТК;
  2. Если работник уже оформлен на новой работе, то на руки трудовую книжку для исправлений ему не отдадут, поэтому нужно подать руководителю той организации, где сделали ошибку, заявление с просьбой предоставить документы (копии приказов, трудовых договоров, справки, выписки и т.п.), на основании которых новый работодатель может исправить обнаруженные ошибки;
  3. Если прежняя организация уже не существует, необходимые для исправления документы можно запросить в архиве города, где она была зарегистрирована.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец документа, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Её можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится отметка о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной отметке признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если отметка о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

Мнение эксперта
Алексеев Евгений Игнатьевич
Практикующий юрист с 8-летним стажем. Специализация — уголовное право. Преподаватель права.Николай

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, отметка признается недействительной и вносится правильная редакция.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом отметку, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую отметку также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если она была внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Как отменить запись об увольнении в трудовой книжке?

Как происходит аннулирование записи: пошаговая инструкция и образец приказа.

Нередки ситуации, когда сотрудник решил уволиться.

Как полагается в соответствии с действующим трудовым законодательством за две недели написал заявление о том, что он увольняется, и подал его руководству.

И вот руководитель уже подписал приказ уволить этого сотрудника по собственному желанию, в отделе кадров уже внесли сведения об этом в трудовую книжку.

Можно ли отменить запись в трудовой книжке об увольнении? Допустимо ли это

В трудовую книжку работника работодатель (в лице ответственного сотрудника отдела кадров) вносит информацию о:

  • работнике;
  • работе;
  • награждениях этого сотрудника.

Порядок внесения корректировок в эти разделы несколько различаются и устанавливаются специальными Правилами и Инструкциями, которые утверждены Постановлениями Правительства РФ.

Отмена внесения сведений об увольнении сотрудника допустима.

Но для этого существуют специальный алгоритм и специальные правила. Например, просто так взять и зачеркнуть утратившие актуальность данные нельзя (как и записи о переводе, поступлении на работу, награждении сотрудника).

В соответствии с законами, регламентирующими трудовые отношения, если работник решил прекратить отношения с данным работодателем и написал об этом заявление, то в течение двух недель он вполне может передумать и забрать свое заявление обратно. Основанием для этого является статья 80 ТК РФ.

Если заявление работником отозвано, то уволить его не имеют права, если только за это время на его место не пришел новый сотрудник (приглашенный с предыдущего места работы письменно), которого уже перевели с другого места работы (статья 64 ТК) .

Поскольку после подачи заявления о расторжении трудовых отношений работник еще может передумать, все документы об увольнении обычно готовятся в последний момент. Но все же не исключена вероятность, что сотрудник решит остаться на старой работе именно за день до истечения двухнедельного срока.

Нормативные правовые документы, регламентирующие, кроме ТК, вопросы аннулирования ошибочно внесенных сведений, представлены соответствующими Постановлениями Правительства РФ о ведении трудовых книжек.

Как правильно сделать запись об увольнении недействительной?

Во-первых, необходимо аннулировать приказ о расторжении рабочих отношений с сотрудником в связи с его увольнением, подписав новый приказ, отменяющий предыдущий.

Во-вторых, получить от работника заявление о том, что он отзывает сове предыдущее заявление, в котором просил его уволить, а затем забрать у работника заявление о расторжении с ним рабочих отношений и надписать на нем, что оно аннулировано по причине поступления заявления о его отзыве.

В-третьих, записи о недействительности сведений о расторжении трудовых отношений заносятся в книжку на основании приказа об отмене предыдущего приказа. Запись о расторжении рабочих отношений перечеркивается один раз, рядом должен расписаться ответственный сотрудник отдела кадров.

Отмена неосуществленного расторжения рабочих отношений с сотрудником проводится вот так:

  • в колонке «1» нужно поставить номер, который будет продолжать нумерацию в книжке (следующий за порядковым номером предыдущей записи);
  • в колонку «2» нужно поставить дату, на которую вносится текущая запись;
  • в колонку «3» вносят запись такого содержания: «Запись № … недействительна», а после нужно внести действительную запись;
  • в колонку «4» ставят № приказа (это тот приказ, на основании которого была снесена неактуальные на сегодняшний день сведения об увольнении сотрудника).

Образец отмены записи об увольнении в трудовой книжке:

Игнорирование правил о заполнении трудовых книжек, включая и правила об исправлении недействительных сведений в них, влечет ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства .

Санкция данной нормы предполагает вынесение предупреждения ответственному за это нарушение лицу или штраф. Если виновным в неправильном оформлении аннулирования записи в трудовой книжке будет признан, например, работник отдела кадров (должностное лицо), то размер штрафа для него составит 1000 – 5000 р., а если виновным будет признан индивидуальный предприниматель – сумма штрафа будет той же; а если юридическое лицо (организация) – сумма штрафа составит 30000 – 50000 р.

Таким образом, работодателю (в лице работников отдела кадров) необходимо тщательно следить за тем, как ведется документация, касающаяся его сотрудников, в том числе и трудовые книжки, как вносится в них информация и как она исправляется в случае надобности.

Общие правила внесения изменений

Законодательство Российской Федерации защищает права трудящихся и оговаривает, как должно строиться взаимодействие разных сторон процесса труда, чтобы ничьи права не были ущемлены.

Трудовой кодекс Российской Федерации оговаривает все нюансы, в том числе и связанные с трудовыми книжками.

Согласно закона, они являются основной бумагой для официально трудоустроенного человека, и заполнять их нужно всякий раз, когда происходит какое-либо изменение в статусе человека или его квалификации, связанное с трудовой деятельностью.

Заполнение и ведение трудовых книжек строго оговорено в соответствующих Правилах и Инструкции, которые были изданы еще в 2003 году.

В них прописывается, кто имеет право заполнять документы, поданы примерные формулировки того, как следует отражать разные события в виде записей, а также исправлять, если в заполнение закралась ошибка.

Последнее следует разобрать, так как даже опытные кадровые специалисты не всегда знают, каким образом это отражать в документации.

Внесенные в трудовую записи может изменять или отменять ограниченный перечень людей, у которых есть соответствующие полномочия, но ни в одном законе не предусмотрено перечисления таких должностей.

Упомянуто только то, что подобные полномочия передаются внутренним приказом, но это обычно делается в отношении кадровиков, а на мелких предприятиях заниматься данной работой может руководитель фирмы или любой другой сотрудник, к примеру бухгалтер, секретарь, администратор и прочие.

Для неверной информации, которая была внесена в трудовую, нельзя применять привычные в других случаях зачеркивания, замазывания, сноски и прочие способы.

Разрешено использовать только тот вариант, связанный с указанием недействительности записи и добавлением правильных данных.

Когда ошибка появилась на первой странице, то допускается зачеркнуть неверную информацию и дописать соответствующую действительности, но на обложке с внутренней стороны указывается, почему произошли изменения и на основании чего они были вписаны в документ.

Записи всегда вносятся шариковой ручкой синего или черного цвета, но вполне допустимы гелевые или перьевые варианты, используя чернила, устойчивые к влиянию света и влаги.

При использовании чернил важно не поставить кляксу или не замарать бумагу, а слова при этом следует вписывать полностью, не используя сокращений. Если это сделать не так, как оговаривают правила, то придется опять осуществлять коррекцию

Если это сделать не так, как оговаривают правила, то придется опять осуществлять коррекцию.

Дополнительные данные о работнике

При устройстве на работу и предоставлении отделу кадров трудовой книжки может оказаться, что будущий сотрудник имеет незаконченное высшее образование, и окончит университет чрез несколько месяцев или лет. Некоторые кадровики делают грубую ошибку, упуская этот момент, и в дальнейшем оставляют такую запись, совсем не меняя. На самом деле сведения об образовании необходимо изменить, указав в книжке, что работник получил высшее образование.

То же самое можно сказать и об изменениях информации о профессии или специальности. Такие случаи рассмотрены в инструкциях, предусматривающих дополнение уже существующей записи новыми данными без зачеркивания. Нужно сказать, что и оставлять строку об образовании чистой до его окончания – неправильное решение.

Случается, что в отделе кадров руководствуются правилами, которые применяют при исправлении имени, фамилии и отчестве владельца трудовой. Это неправильно, поскольку запись новых сведений об образовании является именно дополнением в бланке, а не исправлением.

Как скорректировать неправильную запись после увольнения

Если некорректная запись обнаружена человеком, уже уволившимся с того места работы, где ошибка была допущена, ему следует обратиться именно на это предприятие. Это самый простой путь внести запись о несоответствии и исправить ошибку. Если бывший наниматель не идёт на контакт, можно решить вопрос по суду. Но это довольно затяжной процесс, который потребует много времени и сил (хотя бы для сбора доказательств). С другой стороны, по такому иску можно получить соответствующую компенсацию и даже (при желании) восстановиться на работе.

А вот когда ошибочная запись всплывает по прошествии довольно длительного периода, и ещё тяжелее — когда предприятие уже не существует и спросить фактически не с кого, есть другой путь. Первым делом нужно заручиться поддержкой нынешнего работодателя. Если человек трудоустроен, наниматель просто обязан попытаться исправить ошибку или признать документ неправомочным и подготовить человеку дубликат трудовой книжки.

Но, восстанавливая документ по последнему месту работы, у человека могут возникнуть определённые сложности с подтверждением стажа на предыдущих местах. Ведь работодатель имеет право вносить в трудовой документ только данные, на 100% подтверждённые документами. А это можно сделать только после получения официальных ответов от бывших нанимателей или данных из архива (если предприятие ликвидировано). А это довольно сложный и длительный процесс. Но отметим, что законодательство регулирует этот вопрос и соглашается, что трудовые пробелы в дубликате трудовой книжки допустимы. Этот вывод можно сделать на основании пункта №32 Правил, ратифицированных нормативным актом №225, а также Постановлением Правительства РФ №69 (см. пункт 7.2). Так, в указанных актах регламентировано, что вместе с дубликатом трудовой стаж человека может быть подтверждён одним из следующих документов:

  • оригиналом трудового контракта;
  • финансовыми справками и выписками, регистрирующими факт, что работник получал оплату за труд на конкретном предприятии (например, справка 2-НДФЛ, другие расчётные формы, которые выдаются при увольнении);
  • приказами о трудоустройстве и увольнении;
  • ежемесячными расчётными листками, в которых зафиксирована сумма зарплаты.

Данный реестр сопутствующей и подтверждающей трудовой стаж документации указан также в последнем Постановлении Правительства РФ на эту тему — №1015 (пункт 11).

В крайнем случае (если компания ликвидирована) существуют архивные данные, где можно получить справку и выписку из книги учёта трудовых книжек, которые могут доказать, что трудовой регистр с определёнными реквизитами был выдан.

Небольшой нюанс, если при приёме на работу было обнаружено, что в трудовом регистре принимаемого сотрудника нет штампа организации, при восстановлении этого пробела нужно внимательно отнестись к оттиску печати. Если вдруг за прошедший период было изменено название или правовой статус компании, ставить обновлённую печать запрещено. Несостыковки между наименованием предприятия, указанном в регистре, и печатью автоматически аннулируют документ. Решение здесь должно быть следующее — обосновать, что в момент получения трудовой книжки человек работал именно здесь. Это значит, что нужно иметь на руках документ, свидетельствующий об этом, к примеру, справку-выписку из журнала учёта движения трудовых книжек или справку 2-НДФЛ за тот год или другие документы, подтверждающими факт трудоустройства.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий